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Vereinstreffen planen – so wird euer Clubtreffen entspannt und gut organisiert

Nutze Ideen, Checkliste und Mitbring-Liste, um dein Vereinstreffen zu planen und alle einfach einzubinden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Vereinstreffen planen

  1. Ziel, Rahmen und Termin für das Vereinstreffen festlegen — Überlege zuerst, worum es bei eurem Vereinstreffen geht: lockeres Kennenlernen, Jahresplanung, Projektarbeit oder Mitgliederversammlung. Lege dann Datum, Uhrzeit, Dauer und ob ihr euch live oder online trefft fest und schätze grob die Gruppengröße. Erstelle direkt ein Event in Fiestukis, damit du alle Basisinfos an einem Ort hast und später Einladungen und „Bring-was-mit“-Listen teilen kannst.
  2. Passende Location und Rahmenbedingungen wählen — Suche einen Ort, der zu eurem Verein und dem Ziel des Treffens passt: Vereinsheim, Jugendzentrum, Sporthalle, Seminarraum oder ein Raum in einer Gaststätte. Achte auf Erreichbarkeit mit ÖPNV, Parkplätze, Barrierefreiheit und ob ihr Technik wie Beamer, Lautsprecher oder WLAN braucht. Trage Adresse, Anfahrtshinweise und besondere Hinweise (z.B. Hausschuhe, eigenes Geschirr) in dein Fiestukis-Event ein, damit alle informiert sind.
  3. Programm und Ablauf strukturieren — Erstelle eine grobe Agenda: Begrüßung, Infos aus dem Vorstand, Arbeitsgruppen, Pause, offene Runde, Abschluss. Plane realistische Zeitblöcke ein und überlege, wer welche Punkte moderiert oder vorstellt. Teile den Ablauf in der Eventbeschreibung bei Fiestukis, damit alle wissen, was sie erwartet und sich vorbereiten können.
  4. Verpflegung und Material über Fiestukis koordinieren — Entscheide, ob ihr nur Getränke, ein kleines Buffet, Kaffee & Kuchen oder ein gemeinsames Abendessen wollt. Lege in Fiestukis eine „Bring etwas mit“-Liste an, zum Beispiel mit Kategorien wie Getränke, Snacks, Salate, Kuchen, Geschirr, Beamer, Verlängerungskabel oder Flipchart. So siehst du auf einen Blick, wer was mitbringt, vermeidest doppelte Einkäufe und kannst Lücken rechtzeitig schließen.
  5. Einladungen verschicken und Rückmeldungen einsammeln — Lade alle Mitglieder oder die relevante Gruppe (z.B. Vorstand, Jugendabteilung, Projektteam) über Fiestukis ein und teile den Eventlink per Mail, Messenger oder im Vereinschat. Bitte um Zu- oder Absage bis zu einem bestimmten Datum, damit du Plätze, Essen und Material besser planen kannst. Nutze die Kommentarfunktion, damit Fragen zu Anfahrt, Programmpunkten oder Mitbringseln zentral geklärt werden können.
  6. Am Tag des Vereinstreffens den Überblick behalten — Am Veranstaltungstag kannst du mit der Fiestukis-Liste checken, ob alle wichtigen Dinge wie Getränke, Technik und Unterlagen da sind. Halte dich grob an euren Ablaufplan, aber bleib flexibel für Diskussionen und spontane Ideen. Notiere am Ende kurz Feedback und To-dos fürs nächste Vereinstreffen, damit du beim nächsten Mal noch entspannter planen kannst.

Kompletter Guide für dein Vereinstreffen

Teile die Planung in klare Bereiche: Ziel des Treffens, Termin & Ort, Programm, Verpflegung, Material und Kommunikation. Für jeden Bereich legst du fest, was gebraucht wird und wer verantwortlich ist.

Mit Fiestukis erstellst du eine Eventseite, auf der alle Infos stehen und eine Mitbring-Liste, in die sich Mitglieder selbst eintragen. So siehst du jederzeit, was schon erledigt ist und was noch fehlt – ohne endlose Mailketten.

Eine gute Checkliste für ein Vereinstreffen sollte mindestens diese Punkte enthalten:

  • Ziel des Treffens (z.B. Planung, Austausch, Versammlung)
  • Termin, Dauer, Ort und Technikbedarf
  • Teilnehmerkreis und Einladungskanal
  • Agenda mit Zeitplan und Verantwortlichen
  • Verpflegung (Getränke, Snacks, ggf. Buffet)
  • Materialien (Listen, Stifte, Beamer, Verlängerungskabel, Namensschilder)
  • Aufbau, Abbau und Aufräumen

In Fiestukis kannst du diese Punkte als einzelne Einträge in der „Bring etwas mit“-Liste oder als Notizen im Event anlegen und mit anderen teilen.

Für ein typisches Vereinstreffen von 2–3 Stunden reichen meist 3–5 klare Programmpunkte. Zum Beispiel: Begrüßung & Infos, Hauptthema (z.B. Jahresplanung), Arbeitsgruppen oder Diskussion, Pause, Sonstiges & Ausblick.

Plane lieber etwas Luft ein, damit ihr nicht in Zeitdruck kommt. In der Fiestukis-Eventbeschreibung kannst du die Agenda mit Zeiten angeben, damit alle wissen, wann welche Themen dran sind.

Für ein entspanntes Clubtreffen eignen sich einfache Dinge, die sich gut teilen lassen: belegte Brötchen, Fingerfood, Salate, Kuchen, Knabbereien und alkoholfreie Getränke. Je nach Uhrzeit kannst du auch nur Kaffee & Kuchen oder ein kleines Abendbuffet planen.

Erstelle in Fiestukis eine Mitbring-Liste mit Kategorien wie „Herzhaft“, „Süßes“, „Getränke“ und „Sonstiges“, damit sich alle eintragen können und am Ende ein abwechslungsreiches Buffet entsteht.

Verteile Aufgaben und Beteiligung bewusst: Lass unterschiedliche Personen kurze Berichte übernehmen, Arbeitsgruppen leiten oder Ideen vorstellen. Plane auch offene Runden ein, in denen alle zu Wort kommen können.

Über Fiestukis kannst du sichtbar machen, wer welche Rolle übernimmt (z.B. Moderation, Protokoll, Technik, Buffet). So fühlen sich mehr Leute verantwortlich und das Treffen wird lebendiger.

Trage wichtige Änderungen wie neue Uhrzeit, anderer Raum oder angepasste Agenda direkt in dein Fiestukis-Event ein und informiere alle über den Eventlink in eurem üblichen Kommunikationskanal (Mail, WhatsApp, Signal, Vereinsnewsletter).

Bitte die Mitglieder, vor dem Treffen noch einmal in Fiestukis nachzuschauen. So stellst du sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und niemand vor der falschen Tür steht.

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