Organiza un reencuentro universitario inolvidable
Ideas, consejos y herramientas prácticas para montar tu reencuentro universitario y coordinar a toda la promoción sin caos.
Guía paso a paso para tu reencuentro universitario
- Define el tipo de reencuentro, fecha, lugar y lista de exalumnos — Decide si tu reencuentro universitario será una comida tranquila, una fiesta nocturna, un día completo con actividades o incluso un fin de semana. Elige una fecha que facilite que la mayoría pueda viajar (fines de semana, puentes, aniversario de promoción) y piensa si lo harás en un bar, restaurante, local privado o en el propio campus. Crea el evento en Fiestukis desde el principio: añade la descripción del reencuentro, la fecha, la ubicación y empieza a cargar la lista de exalumnos que quieres invitar.
- Confirma presupuesto y formato de la reunión — Habla con 3–5 personas clave de la promoción para acordar un presupuesto aproximado por cabeza y si será pago individual, bote común o formato colaborativo. Decide si preferís menú cerrado, picoteo tipo cóctel, barra libre, solo primeras consumiciones o que cada uno traiga algo. Usa Fiestukis para lanzar una pequeña encuesta en la descripción o mensajes del evento y aclarar el formato antes de reservar nada.
- Reserva el lugar y cierra la parte “seria” — Contacta con bares, restaurantes, hoteles o el propio campus para pedir presupuestos y comprobar aforo, música, horarios y si permiten proyector o micrófono. Reserva el sitio que mejor encaje con tu reencuentro universitario y deja claras condiciones de pago, cancelación y hasta qué hora podéis estar. Actualiza en Fiestukis todos los datos del lugar y la hora para que nadie se pierda y los invitados tengan la info siempre a mano.
- Organiza comida, bebida y lista de “quién trae qué” — Si vais a un local con menú, comparte las opciones en Fiestukis para que la gente indique preferencias y alergias en los comentarios. Si hacéis algo más informal (casa, local, campus), crea la lista de “trae algo” en Fiestukis: bebidas, snacks, postres, hielo, vasos, platos, decoración, etc., para que cada uno se apunte y evitar duplicados. Así equilibras el gasto, todos colaboran y no acabáis con 12 tortillas y cero hielo.
- Prepara actividades, música y momentos especiales — Piensa en dinámicas que rompan el hielo: presentación rápida de cada uno, juego de anécdotas de la uni, trivial de la promoción, proyección de fotos antiguas o un pequeño “premios cachondos” (más puntual, más fiestero, etc.). Crea en Fiestukis una sección con ideas de actividades y pide a la gente que suba fotos antiguas a un enlace compartido. Pide también que propongan canciones para una playlist colaborativa y así la música tendrá el toque nostálgico perfecto.
- Comunica, confirma asistencia y guarda recuerdos — Envía las invitaciones desde Fiestukis y anima a todos a confirmar asistencia cuanto antes para ajustar reservas y cantidades de comida y bebida. Unos días antes, manda un recordatorio con dress code (si hay), cómo llegar y horarios clave. Después del reencuentro universitario, usa la misma página de Fiestukis para compartir fotos, vídeos y contactos, y deja abierto el evento para futuros reencuentros o quedadas más pequeñas.
Guía completa para organizar un reencuentro universitario
Lo ideal es empezar a organizar el reencuentro universitario entre 3 y 6 meses antes, sobre todo si muchos exalumnos viven en otras ciudades o países.
Con ese margen podrás:
- Comparar y reservar con calma el mejor lugar.
- Conseguir mejores precios en transporte y alojamiento.
- Dar tiempo a que la gente se organice agenda y familia.
En Fiestukis puedes crear el evento desde el primer momento, ir añadiendo detalles poco a poco y mantener a todos informados sin tener 200 mensajes perdidos en el grupo.
Las charlas salen solas, pero ayuda mucho tener algunas actividades preparadas para romper el hielo y mezclar grupos.
- Proyección de fotos y vídeos de la época universitaria.
- Juegos de anécdotas: adivinar de quién es cada historia.
- Trivial de la promoción: profes, asignaturas imposibles, fiestas míticas.
- Premios divertidos: al que más ha viajado, al que vive más cerca de la uni, etc.
- Rincón de mensajes: un mural o libro donde dejar dedicatorias.
Puedes usar Fiestukis para pedir a la gente que suba fotos antiguas, proponga juegos o se apunte como voluntario para presentar los “premios”.
Lo más práctico es fijar un rango de precio por persona y adaptar el formato a eso. Por ejemplo, 20–30€ para picoteo y primeras copas, o algo más si incluís cena formal.
Consejos:
- Define claramente qué incluye el precio (comida, bebida, decoración, DJ, etc.).
- Decide si se paga por adelantado o cada uno abona lo suyo en el local.
- Si hacéis algo colaborativo, usa la lista de “quién trae qué” de Fiestukis para repartir gastos en comida y bebida.
Cuanto más transparente seas desde el principio en la página del evento, menos malentendidos habrá.
Puede ser una idea genial si la universidad lo permite, porque añade un punto nostálgico muy potente. Eso sí, requiere algo más de gestión.
Antes de decidirte, comprueba:
- Si la uni permite eventos de exalumnos y en qué espacios.
- Horarios, normas de ruido y consumo de alcohol.
- Si necesitas seguro, autorización o personal de seguridad.
Si el campus solo permite una visita breve, puedes combinarla con una comida o fiesta en un local cercano. En Fiestukis puedes detallar el plan por tramos (visita al campus + cena/fiesta) para que todos sepan dónde y cuándo estar.
Empieza por lo fácil: grupos de WhatsApp, Telegram, Facebook o LinkedIn que ya existan de la carrera o promoción. Pide a cada persona que reenvíe la invitación a quienes tenga localizados.
Trucos útiles:
- Buscar en redes por nombre + universidad + año.
- Contactar con la asociación de exalumnos o secretaría de la facultad.
- Usar Fiestukis como “página central” del reencuentro y compartir el enlace en todas partes.
Aunque no consigas al 100% de la promoción, con un núcleo inicial motivado el reencuentro universitario puede salir igual de bien.
La invitación debe ser clara, completa y con un punto emocional. Incluye siempre:
- Motivo: reencuentro universitario de la promoción X, carrera Y, año Z.
- Fecha, horario y lugar (o lugares si hay varias partes).
- Formato: cena, picoteo, fiesta, visita al campus, etc.
- Precio aproximado y qué incluye.
- Fecha límite para confirmar asistencia.
Si creas el evento en Fiestukis, solo tendrás que compartir el enlace: ahí estarán todos los detalles, la lista de asistentes y la lista de “quién trae qué” si es un evento colaborativo.
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