Cómo organizar un reencuentro de alumnos inolvidable
Ideas, actividades y una guía práctica para montar tu reunión de exalumnos sin agobios y entre todos.
Guía paso a paso para organizar un reencuentro de alumnos
- Define el tipo de reencuentro, fecha y lugar — Piensa qué tipo de reencuentro de alumnos quieres: algo informal en un bar, una cena más formal, una comida familiar con peques o incluso una visita al antiguo colegio. Elige una fecha que facilite que la mayoría pueda venir (fines de semana, puentes, aniversarios de promoción) y decide si será de tarde, noche o todo el día. Crea el evento en Fiestukis desde el principio: añade la fecha, el lugar tentativo, la promoción/curso y el tipo de plan para tener una base clara y empezar a invitar.
- Haz la lista de exalumnos e invita con antelación — Recupera contactos desde grupos de WhatsApp, redes sociales, antiguos correos o incluso el AMPA/centro si es posible. Define si el reencuentro es solo de clase, de promoción completa o abierto a parejas e hijos, y anótalo todo en la descripción del evento en Fiestukis. Envía las invitaciones desde Fiestukis para que cada uno confirme asistencia, añada acompañantes y deje comentarios (por ejemplo, si vienen desde fuera o si necesitan alojamiento).
- Elige formato, comida y bebidas — Decide si será menú cerrado en restaurante, picoteo en un local alquilado, barbacoa o reunión tipo “cada uno trae algo”. Si optáis por algo colaborativo, crea en Fiestukis una lista de “quién trae qué” con categorías claras: bebidas, entrantes, platos principales, postres, decoración, equipo de música, etc., para evitar duplicados. Ten en cuenta alergias, opciones vegetarianas y si habrá niños, para incluir snacks y bebidas sin alcohol suficientes.
- Prepara actividades y momentos especiales — Un buen reencuentro de alumnos no es solo comer y charlar: piensa en actividades para romper el hielo, como un trivial de anécdotas del cole, un pase de fotos antiguas o un “antes y después” con fotos actuales. Organiza también un momento más formal para brindar, hacer una foto de grupo y, si os apetece, decir unas palabras o recordar a profesores. En Fiestukis puedes apuntar quién se encarga de cada actividad (presentador, DJ, fotógrafo improvisado, montaje de vídeo, etc.).
- Coordina logística y pequeños detalles — Confirma con el local el número aproximado de asistentes, horarios, música y si permiten decoración propia o proyector. Si el reencuentro es en un espacio privado, usa Fiestukis para repartir tareas: quién llega antes a montar, quién recoge después, quién trae alargadores, altavoces, juegos de mesa o carteles. No olvides detalles como cartel de bienvenida, acreditaciones con nombre (para los que han cambiado mucho) y un rincón para fotos.
- Cierra el evento y mantén vivo el grupo — Tras el reencuentro, comparte en Fiestukis las fotos, vídeos y anécdotas para que todos puedan verlas y descargarlas. Aprovecha para agradecer la asistencia, preguntar qué les ha parecido y, si ha salido bien, proponer que se repita cada cierto tiempo (por ejemplo, cada 5 años). Deja el evento abierto como “archivo” con la lista de asistentes y tareas, te servirá de base para el próximo reencuentro de alumnos.
Guía completa para tu reencuentro de alumnos
Lo ideal es empezar a organizar un reencuentro de alumnos entre 3 y 6 meses antes, sobre todo si hay gente que vive en otras ciudades o países. Así das margen para que pidan vacaciones, compren billetes y reserven alojamiento.
Puedes crear el evento en Fiestukis desde el primer momento, aunque aún no tengas todos los detalles cerrados. Más adelante solo tendrás que actualizar la información y los invitados recibirán las novedades.
Las mejores ideas para reunión de exalumnos mezclan nostalgia y diversión. Algunas actividades que funcionan muy bien son:
- Proyección de fotos y vídeos antiguos del cole o instituto.
- Trivial o bingo con anécdotas de profesores, viajes de fin de curso y chascarrillos de clase.
- Un “antes y después”: cada uno lleva una foto antigua y otra actual.
- Rincón de firmas o libro de recuerdos donde dejar mensajes.
- Playlist colaborativa con canciones de vuestra época.
En Fiestukis puedes anotar quién se encarga de cada actividad para que nada se quede en el aire.
Depende del tipo de reencuentro de alumnos que busquéis. Volver al antiguo colegio o instituto es muy emotivo, ideal para un rato de visita, fotos y recuerdos, pero suele tener limitaciones de horario, aforo y catering.
Un restaurante, bar o local privado da más libertad para poner música, quedarse hasta tarde y organizar juegos o discursos sin prisas. Muchas promociones combinan ambas cosas: primero visita al centro y luego cena o fiesta en otro sitio. Puedes crear dos eventos enlazados en Fiestukis o detallarlo todo en el mismo, indicando horarios y direcciones.
Lo más sencillo es acordar un presupuesto aproximado por persona y decidir si se paga todo a un organizador, por bizum, o si cada uno se encarga de una parte (bebidas, comida, decoración, etc.).
Con Fiestukis puedes usar la lista de “quién trae qué” para repartir tareas y aportaciones: por ejemplo, alguien se apunta a traer bebidas, otro a postres, otro a imprimir fotos y otro a preparar el trivial. Así todo queda claro y visible, y se evitan malentendidos de última hora.
No hay una regla fija, pero conviene decidirlo desde el principio. Si queréis un reencuentro más íntimo, centrado en recordar viejos tiempos y ponerse al día, suele hacerse solo con exalumnos. Si buscáis un ambiente más familiar, una comida de día con parejas e hijos puede ser muy agradable.
Indica claramente en la descripción del evento en Fiestukis si se permiten acompañantes y de qué tipo, para que nadie tenga dudas al confirmar asistencia.
Empieza por los contactos que sí tienes y pídeles ayuda para localizar al resto. Los grupos de WhatsApp, Facebook, LinkedIn e Instagram son tus mejores aliados para un reencuentro escolar. Busca grupos del colegio, de la promoción o incluso a antiguos profesores.
Cuando tengas un pequeño núcleo, comparte el enlace del evento en Fiestukis para que cada uno invite a quien tenga localizado. Así iréis reconstruyendo la red poco a poco sin que todo dependa de una sola persona.
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