Organiza tu evento de orientación académica sin estrés
Ideas, actividades y consejos prácticos para planificar un evento de orientación académica claro, útil y bien coordinado.
Guía paso a paso para tu evento de orientación académica
- Define el objetivo, el formato y crea el evento en Fiestukis — Aclara qué tipo de orientación académica harás: para nuevos estudiantes, para elegir carrera, para intercambio, etc. Define si será una charla general, mesas informativas, talleres simultáneos o una mezcla, y calcula cuántas personas esperas. Elige fecha, horario y lugar (aula magna, salón de actos, online o formato híbrido) y crea el evento en Fiestukis para tener toda la información centralizada y empezar a invitar y coordinar aportes.
- Diseña el programa y las actividades de orientación — Arma un programa claro con bloques de tiempo: bienvenida, presentación institucional, explicación de planes de estudio, servicios (biblioteca, becas, deportes), preguntas y cierre. Incluye actividades dinámicas como recorridos guiados por el campus, mesas de dudas por carrera, o pequeños talleres sobre técnicas de estudio. En la descripción del evento en Fiestukis, sube el programa tentativo para que todos sepan qué esperar.
- Coordina ponentes, tutores y personal de apoyo — Haz una lista de quién debe participar: coordinadores académicos, profesores, estudiantes veteranos, personal de bienestar, etc. Usa la lista de “traer algo” en Fiestukis para asignar responsabilidades: quién lleva presentaciones, material impreso, señalética, laptop, proyector o micrófonos. Así evitas olvidos y duplicados, y todos saben exactamente qué aportar al evento de orientación académica.
- Organiza el espacio, la señalización y el registro de asistentes — Piensa en el recorrido del asistente: entrada, mesa de registro, zona de charlas, baños, puntos de información y salida. Prepara carteles claros con flechas, credenciales simples y, si es posible, un mapa del campus o del edificio. En Fiestukis, pide a los invitados que confirmen asistencia para calcular sillas, material impreso y posibles grupos para las actividades.
- Planifica materiales, catering ligero y recursos informativos — Prepara presentaciones visuales sencillas, folletos con información clave, códigos QR a webs y formularios de contacto. Si ofreces algo de comer, opta por café, agua, jugos y snacks fáciles (galletas, fruta, bocadillos fríos). Usa Fiestukis para repartir quién trae qué (termos, vasos, snacks, manteles, extensiones eléctricas) y para compartir enlaces y documentos útiles en la descripción del evento.
- Gestiona la comunicación, el día del evento y el seguimiento — Envía recordatorios con horario, ubicación y recomendaciones (por ejemplo, llegar 15 minutos antes) usando el enlace del evento en Fiestukis. El día de la orientación académica, ten a alguien recibiendo, otro guiando y otro controlando tiempos del programa. Después, comparte en Fiestukis materiales usados, encuestas de satisfacción y formas de contacto para dudas posteriores.
Guía completa para planificar un evento de orientación académica
Un buen evento de orientación académica debe ayudar a los asistentes a entender cómo funciona la institución y qué opciones tienen. Lo básico suele ser:
- Bienvenida y presentación general de la institución.
- Explicación clara de carreras, programas o asignaturas.
- Información sobre servicios: biblioteca, becas, apoyo psicológico, deportes, intercambios, etc.
- Espacio para preguntas y resolución de dudas individuales.
- Si es presencial, un pequeño recorrido por las instalaciones.
En Fiestukis puedes subir el programa y los materiales para que los asistentes lo tengan todo a mano antes y después del evento.
Depende de la profundidad y del número de actividades, pero lo más habitual es entre 2 y 3 horas. Un formato muy práctico es:
- 20–30 minutos de bienvenida e introducción.
- 40–60 minutos de explicación académica y servicios.
- 30–40 minutos de preguntas y dinámica con estudiantes veteranos.
- 30–40 minutos de recorrido por el campus o zonas clave.
En el evento de Fiestukis puedes detallar los horarios para que todos los invitados sepan cuándo empieza cada bloque.
Para que la orientación académica no sea solo una charla larga, puedes incluir:
- Mesas por carrera o departamento donde los asistentes roten y pregunten.
- Mini talleres sobre técnicas de estudio, gestión del tiempo o uso del campus virtual.
- Dinámicas de preguntas anónimas (papelitos, códigos QR, etc.).
- Grupos guiados por estudiantes veteranos para recorrer el campus.
Coordina quién lidera cada actividad y qué material necesita usando la lista de aportes de Fiestukis.
No hace falta un gran banquete; lo importante es que sea práctico y fácil de servir. Suele funcionar bien:
- Café, té, agua y jugos.
- Galletas, bizcochos, fruta cortada o bocadillos fríos.
- Opciones sencillas para personas con alergias o restricciones (por ejemplo, sin gluten o sin lactosa).
En Fiestukis puedes crear una lista de "traer algo" para repartir quién lleva bebidas, snacks, vasos, servilletas, etc., y así evitar duplicados.
Lo ideal es centralizar toda la información y responsabilidades. Crea el evento en Fiestukis, invita a ponentes y voluntarios y:
- Publica el programa y los horarios de cada intervención.
- Usa la lista de aportes para asignar tareas (material, logística, registro, guía de grupos).
- Comparte recordatorios y cambios de última hora desde un solo enlace.
Así todos saben qué hacer y reduces malentendidos el día del evento.
El seguimiento es clave para que la orientación académica tenga impacto real. Algunas ideas:
- Enviar una breve encuesta de satisfacción para mejorar futuras ediciones.
- Compartir presentaciones, folletos y enlaces útiles.
- Dejar un correo o formulario para dudas posteriores.
Puedes publicar la encuesta y los materiales en la página del evento en Fiestukis, para que todos los asistentes los encuentren fácilmente.
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