Comment organiser un événement d’orientation réussi pour tes étudiants
Idées d’activités, programme clé en main et astuces pratiques pour une journée d’orientation claire et accueillante.
Guide étape par étape pour organiser un événement d’orientation
- Définir le concept, la date et le public de ton événement d’orientation — Commence par clarifier le but : accueil des nouveaux élèves, journée d’orientation étudiants, portes ouvertes pour futurs bacheliers, ou programme d’orientation pour université sur plusieurs jours. Choisis la date, la durée (demi-journée, journée complète, semaine) et les lieux principaux : amphi, salles de TD, stands extérieurs, etc. Identifie ton public (licence 1, nouveaux arrivants internationaux, parents, lycéens) et crée tout de suite ton événement sur Fiestukis pour centraliser infos pratiques, programme et contributions (bénévoles, matériel, collations).
- Construire le programme d’orientation et le déroulé horaire — Élabore un programme d’orientation structuré : mot de bienvenue, présentation de l’établissement, visite des locaux, ateliers pratiques (inscription aux cours, plateformes numériques), stands des associations, temps de questions-réponses. Précise pour chaque séquence : durée, lieu, intervenant, matériel nécessaire. Sur Fiestukis, partage le programme avec ton équipe, ajoute les horaires et utilise la liste « apporter quelque chose » pour répartir les tâches (qui gère les badges, qui imprime les plans du campus, qui apporte les micros, etc.).
- Prévoir les activités et animations pour briser la glace — Pour que l’événement d’orientation soit vivant, ajoute des activités d’accueil : jeux de piste dans le campus, quiz sur l’école, speed-meeting entre étudiants, stands des clubs, mini-conférences thématiques (logement, bourses, vie associative). Pense à alterner temps assis et temps en mouvement pour garder tout le monde éveillé. Note chaque activité dans Fiestukis avec un responsable, et demande aux associations ou aux étudiants tuteurs de s’inscrire pour animer des ateliers via la liste de contributions.
- Gérer la logistique : espaces, signalétique et inscriptions — Réserve les salles, l’amphithéâtre, les espaces extérieurs et vérifie les équipements : vidéo-projecteurs, sonorisation, chaises, tables pour les stands. Prévois une signalétique claire : flèches, plans du campus, affiches par filière, badges nominatifs. Utilise Fiestukis pour partager les plans, l’organisation des salles et pour que chaque responsable indique ce qu’il apporte (rallonges, multiprises, kakemonos, roll-ups, banderoles). Tu peux aussi y centraliser les inscriptions des bénévoles et tuteurs.
- Prévoir l’accueil, les collations et la communication — Organise un point d’accueil avec check-in, distribution de sacs de bienvenue, brochures, planning de cours, contacts utiles. Prévoyez café, eau, jus, petits snacks ou un pot de bienvenue selon ton budget. Sur Fiestukis, crée une liste « boissons & snacks » pour répartir qui apporte quoi (gobelets, biscuits, fruits, nappes) et éviter les doublons. Partage enfin le lien de l’événement d’orientation sur les réseaux de l’école, par mail et sur le site officiel pour que tout le monde ait les infos à jour.
- Assurer le suivi après l’événement et recueillir les retours — Après la journée d’orientation, envoie un message de remerciement avec les supports de présentation, les liens utiles (ENT, plateforme de cours, contacts scolarité) et un petit questionnaire de satisfaction. Demande aux équipes pédagogiques, aux associations et aux tuteurs ce qui a bien fonctionné et ce qui est à améliorer pour la prochaine édition. Utilise Fiestukis pour partager les comptes rendus, les photos (si autorisées) et noter toutes les idées d’amélioration dans l’événement, afin de rendre la prochaine journée d’orientation encore plus fluide.
Guide complet pour une journée d’orientation efficace
Pour savoir comment organiser un événement d’orientation sans stress, commence par lister tes objectifs : informer, rassurer, faire découvrir le campus et créer du lien entre étudiants. Construis ensuite un programme d’orientation avec quelques temps forts obligatoires (mot de bienvenue, visite, infos scolarité) et des activités plus conviviales (stands d’associations, jeux, pot d’accueil).
Centralise toutes les infos dans Fiestukis : programme, lieux, horaires, intervenants. Utilise la liste « apporter quelque chose » pour répartir le matériel (badges, affiches, boissons, matériel audio) entre l’équipe, afin d’éviter les oublis de dernière minute.
Pour une journée d’orientation vivante, mélange informations utiles et activités ludiques. Par exemple :
- Un jeu de piste ou rallye sur le campus pour découvrir les lieux clés (bibliothèque, scolarité, cafétéria).
- Un quiz interactif sur l’établissement, les filières et la vie étudiante.
- Des stands d’associations, clubs sportifs et culturels avec démonstrations.
- Un temps d’échange informel avec des étudiants plus avancés (tuteurs, parrains/marraines).
Note chaque activité dans Fiestukis avec un responsable et le matériel nécessaire, et laisse les associations s’inscrire pour tenir un stand via la liste de contributions.
La durée dépend de ton public et de la quantité d’informations à transmettre. En général :
- Demi-journée : suffisant pour une visite guidée, une présentation générale et un temps de questions.
- Journée complète : idéal pour un programme d’orientation complet avec ateliers pratiques, stands, temps conviviaux.
- Semaine d’orientation : adapté aux grandes universités ou aux étudiants internationaux, avec des modules répartis sur plusieurs jours.
Tu peux détailler chaque créneau horaire dans Fiestukis pour que les équipes et bénévoles sachent exactement où être et à quel moment.
Pour un événement d’orientation fluide, pense à :
- La signalétique : flèches, plans du campus, affiches par filière.
- L’accueil : table, badges, listes de présence, stylos.
- Les salles : vidéo-projecteurs, micros, chaises, rallonges, multiprises.
- Les stands : tables, nappes, affiches, kakemonos, supports de communication.
- Les collations : eau, gobelets, snacks, sacs poubelle.
Crée dans Fiestukis une liste « matériel & logistique » où chaque personne peut indiquer ce qu’elle apporte. Tu évites ainsi les doublons et les oublis (comme arriver sans multiprises ou sans marqueurs pour les panneaux).
Les étudiants et associations sont la clé d’un accueil chaleureux. Invite-les à :
- Tenir des stands pour présenter leurs activités.
- Organiser des ateliers ou démonstrations (sport, musique, théâtre, e-sport).
- Servir de tuteurs ou de guides pour les visites du campus.
- Participer à un speed-meeting ou à un temps de questions-réponses.
Envoie-leur le lien de ton événement sur Fiestukis pour qu’ils s’inscrivent aux créneaux, choisissent les activités qu’ils animent et indiquent ce qu’ils apportent (matériel, goodies, animations).
Si ton événement d’orientation s’adresse aussi aux parents ou à des lycéens en visite, prévois des temps dédiés :
- Une présentation plus générale sur la sécurité, l’encadrement, les débouchés.
- Un créneau de questions-réponses avec la direction ou le service scolarité.
- Des visites guidées en petits groupes pour rassurer et expliquer le fonctionnement.
Sur Fiestukis, précise clairement dans la description de l’événement quels créneaux concernent les parents/futurs élèves et lesquels sont réservés aux nouveaux étudiants, pour que chacun s’y retrouve facilement.
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