Organiser des retrouvailles anciens élèves inoubliables
Des idées concrètes pour organiser des retrouvailles anciens élèves réussies et tout coordonner facilement avec Fiestukis.
Étapes pour organiser des retrouvailles anciens élèves réussies
- Définir le concept, la date, le lieu et la taille du groupe — Commence par clarifier le type de retrouvailles anciens élèves que tu veux : apéro informel, dîner assis, soirée dansante, brunch en famille… Choisis une date qui laisse le temps à ta promotion de s’organiser (souvent un vendredi ou samedi soir) et décide si ce sera dans un bar, une salle louée, l’école elle‑même ou chez quelqu’un. Estime le nombre d’anciens camarades d’école que tu veux inviter, puis crée tout de suite l’événement sur Fiestukis pour centraliser les infos et les réponses.
- Fixer le budget et répartir les contributions — Décide si tu préfères un budget commun (participation par personne) ou un format collaboratif où chacun apporte quelque chose. Sur Fiestukis, crée une liste « bring something » avec boissons, snacks, desserts, déco, matériel son, etc., pour éviter les doublons. Indique aussi clairement les éventuels frais fixes (location de salle, DJ, traiteur) afin que chacun sache à quoi s’attendre.
- Préparer les invitations et retrouver ta promotion — Récupère un maximum de contacts : anciens groupes Facebook, LinkedIn, WhatsApp, mailing de promo, association d’anciens diplômés. Dans Fiestukis, crée une page claire avec le programme, le dress code éventuel, le plan d’accès et le lien pour confirmer la présence. Partage le lien partout et encourage les invités à le transférer aux anciens camarades qu’ils ont encore dans leurs contacts.
- Imaginer le programme et les animations — Prévois quelques temps forts : discours rapide, diaporama de photos de l’époque, quiz sur vos années d’étude, micro ouvert pour anecdotes, remise de « faux prix » (plus gros dormeur en amphi, roi/ reine des partiels…). Sur Fiestukis, demande qui peut apporter un vidéoprojecteur, une enceinte, ou préparer un quiz. Pense aussi à un fond musical adapté à votre génération pour lancer l’ambiance.
- Organiser la nourriture, les boissons et la logistique — Choisis entre buffet maison, traiteur, formule tapas dans un bar ou chacun apporte un plat. Utilise la liste Fiestukis pour répartir : boissons (avec/sans alcool), salé, sucré, options végétariennes ou sans gluten. N’oublie pas la logistique : verres, assiettes, sacs poubelle, badges prénom, déco simple (photos de promo, guirlandes) et éventuellement un coin photo avec accessoires.
- Gérer le jour J et prolonger les retrouvailles — Le jour J, arrive un peu en avance pour installer la déco, tester le son et accueillir les premiers. Affiche un petit programme et prévois quelqu’un pour prendre des photos de groupe. Après l’événement, partage sur Fiestukis les photos, les contacts utiles et pourquoi pas un sondage pour la prochaine réunion d’anciens étudiants afin de garder le lien vivant.
Guide complet pour tes retrouvailles d’anciens élèves
Pour des retrouvailles anciens élèves vraiment réussies, l’idéal est de commencer à organiser 2 à 4 mois à l’avance, surtout si tu dois réserver une salle ou prévenir des personnes qui habitent loin.
Crée rapidement l’événement sur Fiestukis, même avec peu de détails au début : tu pourras mettre à jour les infos au fur et à mesure et suivre facilement qui vient ou non.
Le choix du lieu dépend du style de soirée et du nombre de participants :
- Ambiance détendue : bar privatisé, terrasse, salle municipale simple.
- Format plus chic : restaurant, hôtel, espace événementiel.
- Version nostalgie : si possible, dans les locaux de l’école ou de la fac.
Indique clairement l’adresse, l’accès en transports et le parking sur ta page Fiestukis pour que tout le monde s’y retrouve facilement.
Les meilleures animations sont celles qui réveillent les souvenirs :
- Un diaporama ou mur de photos de vos années d’étude.
- Un quiz sur les profs, les salles, les blagues de promo.
- Une playlist des hits de l’époque.
- Des "awards" rigolos (meilleur copieur, roi/ reine des soirées, etc.).
Tu peux utiliser Fiestukis pour demander qui veut préparer le quiz, la playlist ou apporter un vidéoprojecteur.
Si ton budget est limité, le plus simple est un buffet collaboratif : chacun apporte un plat ou des boissons. Sur Fiestukis, crée des catégories (apéritifs, plats salés, desserts, softs, vins, bières) pour éviter d’avoir 10 quiches et aucune boisson.
Si tu veux quelque chose de plus simple à gérer, négocie un menu ou une formule boissons dans un bar/restaurant et indique le tarif par personne sur la page de l’événement.
Combine plusieurs canaux : groupes Facebook ou WhatsApp de promo, LinkedIn, association d’anciens diplômés, mails récupérés auprès de quelques camarades clés. Demande à chacun de relayer le lien Fiestukis pour que l’info circule en chaîne.
Sur la page de ton événement, précise bien la promo, la filière et l’établissement pour que les gens sachent qu’ils sont au bon endroit et puissent inviter d’autres anciens camarades.
Demande à chacun de confirmer sa présence directement sur Fiestukis, ce qui te permet de suivre le nombre de participants en temps réel et d’ajuster le lieu, la nourriture ou les animations.
En cas d’imprévu (météo, changement d’horaire, problème de salle), tu peux mettre à jour les infos sur la page de l’événement : tout le monde reçoit les nouvelles infos au même endroit, sans se perdre dans les messages.
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