Com organitzar un esdeveniment d’orientació per nous estudiants
Idees, exemples de programa i llistes de tasques per crear un dia d’orientació clar i acollidor amb Fiestukis.
Guia pas a pas per organitzar el teu esdeveniment d’orientació
- Defineix l’objectiu, el format i crea l’esdeveniment a Fiestukis — Decideix quin tipus d’esdeveniment d’orientació vols: només informatiu, més social, o una combinació (xerrades, visites guiades, tallers, jocs de benvinguda). Estableix data, horari, durada aproximada i espais que utilitzaràs (aules, sala d’actes, pati, etc.), i calcula el nombre de nous estudiants i acompanyants. Un cop tinguis aquests bàsics, crea l’esdeveniment a Fiestukis, afegeix-hi la informació clau i convida-hi l’equip organitzador per començar a repartir tasques i coordinar qui porta què.
- Dissenya el programa d’orientació pas a pas — Elabora un programa d’orientació per universitats o escoles amb franges horàries clares: benvinguda, presentació institucional, visita guiada, pausa, tallers i espai de preguntes. Pensa en el ritme: alterna moments més formals (xerrades) amb moments més distesos (dinàmiques de grup, jocs de coneixença, networking entre estudiants). Puja el programa a Fiestukis perquè tot l’equip el tingui actualitzat i pugui comentar o proposar millores en un sol lloc.
- Organitza l’equip i reparteix responsabilitats — Fes una llista de rols: presentador/a principal, responsables de cada taller, guies per al tour del centre, punt d’informació, suport tècnic i logística. A Fiestukis, crea una llista de tasques on assignis qui s’encarrega de cada part (micròfons, projector, cartells, acreditacions, etc.) i afegeix terminis perquè tothom sàpiga què ha de fer i quan. Així evites duplicitats i buits d’organització el dia de l’esdeveniment.
- Planifica la benvinguda, materials i senyalització — Prepara un punt de benvinguda visible amb cartells clars, llistes d’inscripció, acreditacions i, si pots, un petit detall de benvinguda (dossier, mapa del centre, bolígraf, adhesiu, etc.). Dissenya una guia de benvinguda per nous estudiants amb la informació essencial: horaris, contactes, serveis del centre i canals de comunicació. A la llista de “porta alguna cosa” de Fiestukis, reparteix qui aporta material imprès, lanyards, cartelleria, carpes o roll-ups, per assegurar que no falti res.
- Prepara càtering, descansos i espais informals — Decideix si oferiràs esmorzar, coffee break o pica-pica final, i adapta-ho al pressupost: cafè, sucs, aigua, galetes, fruita, entrepans freds o snacks senzills. Reserva un espai còmode on els nous estudiants puguin parlar amb professorat, tutors i estudiants veterans de manera distesa. A Fiestukis, crea una llista de qui porta què (begudes, gots, tovallons, opcions sense gluten o vegetarianes) o apunta-hi el pressupost i el contacte del càtering perquè tot l’equip ho tingui controlat.
- Comunica, recull feedback i tanca l’esdeveniment — Envia la invitació amb tota la informació clau (data, lloc, programa resumit i enllaç a Fiestukis) perquè els participants tinguin sempre a mà els detalls actualitzats. El dia de l’esdeveniment, assegura’t que algú faci fotos i que hi hagi un canal clar per a dubtes (punt d’informació, WhatsApp, correu). Després, comparteix a Fiestukis un breu formulari de feedback per saber què ha funcionat i què milloraries a la propera edició de l’esdeveniment d’orientació.
Guia completa per a un esdeveniment d’orientació exitós
Un bon programa d’esdeveniment d’orientació ha de combinar informació pràctica amb moments de connexió social. Com a mínim, és recomanable incloure:
- Benvinguda i presentació del centre (valors, serveis, canals de comunicació).
- Explicació acadèmica: plans d’estudi, horaris, avaluació, eines digitals.
- Visita guiada per les instal·lacions més importants.
- Espai per preguntes i resolució de dubtes.
- Moments informals per conèixer altres estudiants i el professorat.
Pots penjar el programa a Fiestukis perquè tot l’equip el tingui actualitzat i els convidats el puguin consultar fàcilment.
Depèn del volum d’informació i del tipus de centre, però habitualment un esdeveniment d’orientació dura entre 3 i 5 hores. Per universitats o centres grans, pot ser una jornada de matí completa; per escoles o cicles formatius, sovint n’hi ha prou amb 2–3 hores ben estructurades.
El més important és no saturar: millor un programa clar i àgil que no pas massa llarg. A Fiestukis pots compartir l’horari detallat perquè tothom sàpiga què passarà en cada moment.
No cal un càtering molt sofisticat; l’objectiu és que els assistents estiguin còmodes i tinguin un moment per socialitzar. Algunes idees:
- Coffee break senzill: cafè, te, aigua, sucs, galetes i fruita.
- Pica-pica fred: entrepans petits, truites, hummus amb bastonets de verdures, patates i fruits secs.
- Opcions adaptades: alguna opció vegetariana, vegana i sense gluten.
Amb Fiestukis pots crear una llista de “porta alguna cosa” per repartir qui s’encarrega de les begudes, els gots, els tovallons o, si cal, coordinar el pressupost del càtering.
Perquè l’esdeveniment d’orientació no sigui només una successió de presentacions, incorpora activitats dinàmiques. Per exemple:
- Jocs de trencar el gel en petits grups.
- Rutes gamificades pel centre amb proves o preguntes.
- Taules rotatòries on els nous estudiants parlin amb estudiants veterans.
- Q&A obert amb professors i coordinadors.
Pots utilitzar Fiestukis per assignar responsables a cada activitat i assegurar que hi hagi prou material i suport en cada punt.
El més pràctic és centralitzar tota la informació en un sol lloc. Crea la pàgina de l’esdeveniment d’orientació a Fiestukis, afegeix-hi data, lloc, programa i informació de contacte, i comparteix l’enllaç amb els nous estudiants i famílies.
Així poden confirmar assistència, consultar els detalls actualitzats i, si cal, indicar necessitats especials (al·lèrgies, mobilitat reduïda, etc.). També pots actualitzar-hi avisos d’última hora (canvis d’aula, horaris) sense haver d’enviar múltiples correus.
El pressupost varia molt segons la mida del centre i el que vulguis incloure, però per un esdeveniment d’orientació bàsic acostuma a anar entre 300 € i 1.000 €.
Els principals costos solen ser:
- Càtering o coffee break.
- Materials impresos (guies, cartells, acreditacions).
- Detalls de benvinguda (bolígrafs, carpetes, marxandatge).
- Suport tècnic (so, projecció) si no el teniu intern.
A Fiestukis pots anotar el pressupost, repartir despeses entre departaments i controlar qui s’encarrega de cada partida perquè no se us escapi res.
Recursos relacionats per a esdeveniments acadèmics
- Festa de graduació — Idees per organitzar una festa de graduació perfecta.
- Fi de curs — Guia per organitzar una festa de fi de curs.
- Conferències i seminaris — Consells per organitzar conferències i seminaris amb èxit.
- Més guies per esdeveniments acadèmics — Explora totes les opcions per a esdeveniments acadèmics.