Com organitzar una conferència o seminari sense perdre cap detall
Guia pràctica amb idees, checklist i eines per coordinar ponents, assistents i materials amb Fiestukis.
Guia pas a pas per organitzar una conferència o seminari
- Defineix l’objectiu, el format i crea l’esdeveniment a Fiestukis — Abans de res, clarifica quin és l’objectiu de la conferència o seminari: formatiu, divulgatiu, de recerca, intern del centre, obert al públic, etc. Decideix el format (presencial, híbrid o en línia), la durada aproximada i el perfil d’assistents (alumnat, professorat, professionals externs). Tria data, franja horària i ubicació (aula magna, sala d’actes, espai coworking...). Amb aquests bàsics definits, crea l’esdeveniment a Fiestukis per tenir tota la informació centralitzada i començar a coordinar el teu equip.
- Dissenya el programa i confirma ponents — Esbosssa un programa amb franges horàries clares: obertura, ponències, taules rodones, torns de preguntes, pauses de cafè i cloenda. Contacta ponents potencials amb prou antelació, explica’ls l’objectiu de l’acte i què esperes de la seva intervenció (durada, enfocament, idioma, material de suport). A Fiestukis, comparteix el programa provisional amb l’equip, reparteix responsabilitats (moderació, presentacions, suport tècnic) i ves actualitzant el programa perquè tothom treballi sobre la mateixa versió.
- Reserva l’espai i prepara la logística tècnica — Confirma la sala tenint en compte l’aforament, l’accessibilitat i si disposa de projector, so, connexió a internet estable i taula per als ponents. Fes una checklist tècnica: ordinador, adaptadors, micròfons, allargadors, punt de connexió per a streaming si cal. A Fiestukis pots crear una llista de “què cal portar” perquè cada membre de l’equip s’apunti al material que assumirà (portàtil, punter, trípode, càmera, etc.) i evitar oblits el dia de la conferència.
- Inscripcions, comunicació i materials per als assistents — Decideix si cal inscripció prèvia i com la gestionaràs (formulari, enllaç del centre, etc.) i comparteix-la a la pàgina de l’esdeveniment de Fiestukis. Prepara els materials per als assistents: programa en PDF, certificats d’assistència, enllaços de lectura prèvia, presentacions que es podran descarregar. Utilitza Fiestukis per enviar recordatoris amb el programa, la ubicació exacta, instruccions d’accés (enllaç de videoconferència si és en línia) i qualsevol canvi d’última hora.
- Organitza l’acollida, les pauses i el suport durant l’acte — Planifica com serà l’acollida: taula de registre, cartells de senyalització, acreditacions si cal. Decideix si hi haurà cafè, aigua o petit càtering i reparteix qui s’encarrega de comprar, portar i muntar-ho; la llista col·laborativa de Fiestukis és ideal per coordinar-ho sense duplicar compres. Durant la conferència o seminari, assegura’t que hi ha algú pendent del temps, de les preguntes del públic i del suport tècnic per resoldre imprevistos amb el projector o el so.
- Tanca l’esdeveniment i fes seguiment — Prepara una breu cloenda per agrair als ponents i assistents, recordar recursos clau i informar de futures edicions o activitats relacionades. Després de l’acte, envia per Fiestukis els materials promesos (diapositives, enllaços, certificat d’assistència si escau) i un formulari breu de valoració. Recull comentaris de l’equip i dels participants per millorar la propera vegada que t’hagis de plantejar com organitzar una conferència o seminari similar.
Guia completa sobre com organitzar una conferència o seminari
Depèn de la mida i complexitat de l’esdeveniment, però com a referència:
- Conferència gran amb diversos ponents o taules rodones: idealment 3–6 mesos abans, sobretot si cal reservar sales molt demandades o portar ponents de fora.
- Seminari intern o de petit format: amb 4–8 setmanes acostuma a ser suficient.
Com més aviat tinguis clara la data, el lloc i el programa bàsic, més fàcil serà trobar ponents disponibles i comunicar-ho bé als assistents. Crear l’esdeveniment a Fiestukis des del principi t’ajuda a centralitzar dates, tasques i informació clau.
Un seminari acadèmic atractiu ha de combinar contingut de qualitat amb espais per a la interacció. Alguns elements clau són:
- Introducció clara sobre l’objectiu del seminari i el perfil dels ponents.
- Ponències o tallers ben temporitzats (30–45 minuts) per mantenir l’atenció.
- Torns de preguntes després de cada intervenció o agrupats al final.
- Pausa breu per cafè o descans, sobretot si dura més de 2 hores.
- Cloenda amb conclusions i recursos per aprofundir.
Pots compartir el programa detallat a la pàgina de Fiestukis perquè assistents i ponents el tinguin sempre a mà i estiguin alineats.
Per evitar una conferència massa unidireccional, incorpora dinàmiques que impliquin el públic:
- Deixa temps real per a preguntes i debat, no només els últims 5 minuts.
- Utilitza preguntes en línia (formularis, codis QR) perquè l’audiència pugui enviar dubtes durant la ponència.
- Inclou taules rodones o breus debats en petits grups si l’espai ho permet.
- Demana als ponents que incorporin exemples pràctics, casos reals o petites activitats.
Informa d’aquest enfocament participatiu a la descripció de l’esdeveniment a Fiestukis perquè la gent vingui preparada per implicar-se.
El mínim recomanable per a una conferència o seminari és:
- Projector o pantalla i un ordinador fiable amb els connectors adequats.
- Micròfon (de mà o de solapa) si la sala és gran.
- Altaveus si es mostraran vídeos o àudio.
- Connexió a internet estable si hi ha ponents en línia o streaming.
- Allargadors i regletes per evitar problemes d’endolls.
A Fiestukis pots crear una checklist tècnica i repartir qui porta què (portàtil, adaptadors, micròfons) perquè tot estigui cobert el dia de l’esdeveniment.
El més pràctic és centralitzar-ho tot en un únic lloc. Pots:
- Crear un formulari d’inscripció (del centre, Google Forms, etc.) i enllaçar-lo a la pàgina de l’esdeveniment a Fiestukis.
- Incloure-hi tota la informació clau: data, horari, ubicació, programa i si hi haurà certificat d’assistència.
- Enviar recordatoris uns dies abans amb indicacions d’accés i horaris.
Amb Fiestukis, tens un espai únic on compartir actualitzacions, documents i avisos d’última hora sense haver d’enviar correus dispersos.
En una conferència o seminari educatiu petit, el pressupost se’n va sobretot en càtering, material imprès i possibles despeses tècniques. Per controlar-lo:
- Opta per materials digitals (programa en PDF, certificats electrònics) en lloc d’impressions.
- Tria un càtering senzill (cafè, te, galetes, fruita) o reparteix entre l’equip qui porta què amb la llista de Fiestukis.
- Reutilitza material tècnic del centre o del departament abans de llogar equipament extern.
Marca a Fiestukis qui assumeix cada despesa i ves anotant imports aproximats per tenir una visió clara del cost total.
Recursos relacionats per a esdeveniments acadèmics
- Festa de graduació — Idees per organitzar una festa de graduació memorable.
- Fi de curs — Guia per organitzar una festa de fi de curs perfecta.
- Esdeveniment d'orientació — Consells per organitzar un esdeveniment d'orientació efectiu.
- Més guies per esdeveniments acadèmics — Explora totes les opcions per a esdeveniments acadèmics.