Com organitzar una festa de recaptació de fons amb èxit
Idees, consells i eines pràctiques per muntar una festa solidària que realment recapti diners.
Guia pas a pas per organitzar una festa de recaptació de fons
- Defineix l’objectiu, el format i crea l’esdeveniment a Fiestukis — Decideix per a què recaptaràs diners (associació, projecte concret, viatge escolar, causa personal) i fixa un objectiu econòmic realista. Tria el tipus d’esdeveniment: sopar solidari, vermut amb música, bingo, subhasta, torneig esportiu, etc., i ajusta-hi la data, l’horari i el lloc (local social, pati d’escola, restaurant, casa particular, espai municipal). Un cop tinguis això clar, crea l’esdeveniment a Fiestukis, defineix-hi el propòsit i convida-hi els participants perquè des del primer moment tothom tingui la informació bàsica centralitzada.
- Dissenya el pressupost i l’estratègia per recaptar diners — Fes una llista de despeses bàsiques (lloguer d’espai, menjar, beguda, material, decoració, música) i mira què podeu aconseguir gratuïtament o amb descompte mitjançant patrocinadors o donacions en espècie. Decideix com recaptareu: venda d’entrades, donatiu mínim a l’entrada, venda de menjar i beguda, rifes, subhasta d’objectes o serveis, guardiola, o combinació de diverses opcions. A Fiestukis, crea una llista de “qui porta què” per reduir costos (pastissos, pica-pica, begudes, material per a rifes) i així maximitzar el que es destina realment a la causa.
- Organitza el programa d’activitats i l’ambient de la festa — Pensa en un programa amb horaris: benvinguda i explicació de la causa, activitats (jocs, música en directe o DJ, bingo, tallers, concursos), moment fort de recaptació (rifa, subhasta, “repte solidari”) i tancament. Adapta les idees d’esdeveniments per recaptar diners al teu públic: famílies amb nens, joves, gent gran o barreja de perfils. Defineix també l’ambient: decoració senzilla però cuidada, colors relacionats amb la causa, photocall solidari i un espai visible on es vegi qui sou i què feu (roll-up, cartells, taula informativa).
- Planifica menjar, beguda i logística amb ajuda de tothom — Decideix si oferiràs sopar complet, pica-pica, pastissos casolans, entrepans freds, barra de begudes o només alguns snacks. A Fiestukis, crea una llista detallada de “porta alguna cosa” (truites, coques, amanides, refrescos, gots, plats, gel, etc.) perquè la gent s’apunti i evitar comprar de més o repetir productes. No t’oblidis de la logística: taules i cadires, endolls i allargadors per a música, cartells de preus, tiquets per a rifes, caixa per als diners i, si és a l’aire lliure, un pla B per si fa mal temps.
- Comunica la festa solidària i anima a participar-hi — Prepara un missatge clar i emocionant explicant la causa, com s’utilitzaran els diners i què s’hi trobaran els assistents (activitats, ambient, menjar, música). Comparteix l’enllaç de l’esdeveniment de Fiestukis per WhatsApp, xarxes socials i correu, i demana que el facin córrer; així tothom tindrà la informació actualitzada, podrà confirmar assistència i veure com pot col·laborar. Pots afegir-hi un apartat amb idees per a festa de recaptació de fons (per exemple, venir amb una peça de roba d’un color concret, portar un objecte per a la rifa, o preparar un número musical).
- Gestiona el dia de l’esdeveniment i el tancament de la recaptació — Assigna rols: qui està a l’entrada, qui porta la barra, qui s’encarrega de la música, qui fa les fotos i qui controla la caixa i els tiquets. Durant la festa, recorda de manera amable l’objectiu solidari, explica en veu alta com va la recaptació i agraeix la participació. Al final, comunica la quantitat recollida (a la festa i a Fiestukis), dona les gràcies a tothom i, si cal, envia després un missatge o publicació amb el resultat i en què s’han destinat els fons, per tancar el cercle amb transparència.
Guia completa per a la teva festa solidària
Depèn molt del teu públic i de l’espai disponible, però hi ha formats que solen funcionar molt bé:
- Sopar o vermut solidari amb venda de tiquets i barra de menjar casolà.
- Rifa o bingo solidari amb premis donats per comerços, famílies o entitats.
- Subhasta d’objectes o serveis (classes, experiències, productes fets a mà).
- Concert, micro obert o nit de monòlegs amb entrada donatiu.
- Torneig esportiu (futbol, pàdel, bàsquet, jocs de taula) amb inscripció solidària.
Pots combinar diverses idees per a festa de recaptació de fons en un mateix esdeveniment. A Fiestukis, descriu el programa perquè tothom sàpiga què hi trobarà.
L’objectiu ha de ser ambiciós però realista. Pensa en:
- Quantes persones creus que hi assistiran.
- Quin import mitjà pot aportar cada persona (entrada + consumicions + rifes).
- Quines despeses tindràs i què pots cobrir amb donacions en espècie.
Per exemple, si esperes 80 persones i calcules que cadascuna pot aportar uns 15–20 €, pots marcar-te un objectiu de 1.000–1.200 € nets. A la descripció de l’esdeveniment de Fiestukis, explica aquest objectiu perquè la gent entengui l’impacte de la seva aportació.
La clau és aconseguir el màxim de coses com a donació o cessió temporal:
- Demanar a famílies i amistats que portin menjar casolà, begudes o material.
- Parlar amb comerços locals perquè donin productes o vals per a la rifa.
- Buscar músics o DJs disposats a col·laborar amb un caixet reduït o de forma solidària.
- Utilitzar espais gratuïts (escola, casal, pati comunitari, local d’entitat).
Amb Fiestukis pots crear una llista detallada de qui porta què (pastissos, snacks, premis, decoració) i així evitar comprar allò que algú ja pot aportar.
Sigues transparent i concret. Indica:
- Quina causa o projecte voleu ajudar (associació, viatge, tractament, recerca, etc.).
- Quina quantitat voleu recaptar aproximadament.
- En què s’utilitzaran els diners (material, beques, despeses mèdiques, activitats...).
Escriu-ho clarament a la pàgina de l’esdeveniment de Fiestukis i recorda-ho el dia de la festa, tant al principi com abans de les activitats de recaptació (rifa, subhasta, etc.). Això genera confiança i anima la gent a col·laborar més.
Les dues opcions són vàlides, però tenen efectes diferents:
- Entrada amb preu o donatiu mínim: assegures una recaptació base i és més fàcil planificar menjar i espai.
- Donatiu voluntari: pot atraure més gent, però la recaptació és més incerta.
Una fórmula que funciona bé és combinar una entrada assequible amb altres maneres de donar (rifes, barra solidària, guardiola). A Fiestukis pots indicar clarament el sistema que faràs servir i, si vols, suggerir un import orientatiu de donatiu.
Fes una llista de totes les tasques: muntatge, taula d’entrada, barra, animació, música, fotos, neteja final, etc. Després:
- Demana voluntaris amb antelació i reparteix torns perquè ningú ho faci tot sol.
- Utilitza Fiestukis per assignar tasques a la descripció o a la llista de “qui porta què” (per exemple, "responsable barra", "responsable rifa").
- El mateix dia, fes una breu reunió inicial per recordar horaris i funcionament.
Com més clara sigui l’organització, més podràs gaudir també de la festa mentre recaptes fons.
Recursos relacionats per a esdeveniments
- Esdeveniments benèfics — Idees per organitzar esdeveniments amb causa social.
- Reunions de germandats — Guia per organitzar reunions amb un propòsit comú.
- Reunions de club — Consells per a organitzar reunions de clubs amb èxit.
- Més guies per a altres esdeveniments — Explora totes les opcions d'esdeveniments disponibles.