Com organitzar un esdeveniment benèfic sense estrès
Idees, exemples i eines pràctiques per preparar un esdeveniment benèfic i recaptar fons de manera senzilla.
Guia pas a pas per organitzar un esdeveniment benèfic
- Defineix l’objectiu, el format i crea l’esdeveniment a Fiestukis — Abans de res, tingues clar per a què és l’esdeveniment benèfic: quina causa vols recolzar i quin objectiu de recaptació tens. Decideix el format (sopar solidari, festa, concert, torneig esportiu, vermut, etc.), la data, l’horari i el lloc aproximat, així com el nombre de persones que t’agradaria reunir. Un cop tinguis aquests bàsics, crea la pàgina de l’esdeveniment a Fiestukis per tenir tota la informació centralitzada i començar a coordinar convidats i col·laboracions.
- Dissenya la proposta solidària i el sistema de recaptació — Decideix com recaptaràs fons: donatiu d’entrada, venda de tiquets de menjar o beguda, rifa solidària, subhasta, guardiola, o una combinació de diverses opcions. Estableix preus i donatius suggerits que siguin assequibles però que t’ajudin a assolir l’objectiu. Explica clarament a la descripció de l’esdeveniment a Fiestukis com es destinaran els diners i, si pots, menciona l’entitat o projecte beneficiari per generar confiança.
- Organitza l’equip i reparteix tasques — Tria un petit equip de persones de confiança per encarregar-se de diferents àrees: logística, comunicació, menjar i beguda, activitats i caixa/donatius. A Fiestukis, crea una llista de “porta alguna cosa” per repartir responsabilitats: qui porta pastissos, qui s’encarrega de la música, qui imprimeix cartells, qui porta el material per a la rifa, etc. Això evita duplicitats i fa que tothom sàpiga què ha d’aportar.
- Planifica menjar, beguda i ambient — Decideix si oferiràs un pica-pica informal, un sopar assegut, un brunch o només begudes i alguna cosa dolça. Pots demanar a amics i familiars que aportin plats casolans, begudes o postres i gestionar-ho amb la llista de Fiestukis perquè quedi equilibrat. Pensa també en la música (llista de reproducció, DJ amic, grup local), decoració senzilla però acollidora i algun element visual que recordi la causa (cartells, fotos, llaços, colors).
- Dissenya el programa d’activitats solidàries — Prepara un petit programa: benvinguda, breu explicació de la causa, activitats (concert, jocs, bingo solidari, rifa, subhasta, actuacions), moment de màxima recaptació i comiat. Alterna moments tranquils amb activitats més animades perquè la gent pugui socialitzar i alhora participar en les propostes solidàries. Publica l’estructura bàsica del programa a la pàgina de Fiestukis perquè els convidats sàpiguen què hi trobaran.
- Comunica, recorda i tanca la recaptació — Comparteix l’enllaç de l’esdeveniment de Fiestukis per WhatsApp, correu o xarxes socials, explicant clarament que és un esdeveniment benèfic i com poden col·laborar, encara que no hi puguin assistir. Envia recordatoris uns dies abans i anima els convidats a compartir-ho amb altres persones sensibles a la causa. Després de l’esdeveniment, comunica la quantitat recaptada, dona les gràcies i, si és possible, mostra algun resultat o missatge de l’entitat beneficiària per tancar el cercle de confiança.
Guia completa per esdeveniments benèfics i recaptació de fons
Amb un pressupost ajustat, és millor apostar per formats senzills i participatius. Per exemple:
- Vermut o pica-pica solidari on cada convidat porta alguna cosa de menjar o beguda.
- Torneig de jocs de taula, trivial o bingo solidari amb una petita aportació per participar.
- Concert acústic o micro obert amb artistes amics que col·laborin de manera altruista.
A Fiestukis pots crear una llista de "porta alguna cosa" perquè els convidats aportin menjar, material o premis per a la rifa, reduint molt les despeses.
La clau és ser transparent i concret. A la descripció de l’esdeveniment benèfic indica:
- Quina entitat o projecte rebrà els fons (amb enllaç si en té).
- Per a què s’utilitzaran aproximadament els diners (materials, recerca, suport a famílies, etc.).
- Com es gestionarà la recaptació (donatius en metàl·lic, transferència, bizum, etc.).
Publica aquesta informació a la pàgina de Fiestukis i recorda-la breument durant l’esdeveniment. Com més clar siguis, més còmode se sentirà la gent a l’hora de col·laborar.
Depèn de la durada i del tipus de públic, però en general és millor poques activitats ben organitzades que moltes de caòtiques. Per un esdeveniment de 3-4 hores, una bona combinació pot ser:
- Benvinguda i presentació de la causa (10-15 minuts).
- 1 o 2 activitats principals (concert, jocs, rifa, subhasta, xerrada breu).
- Un moment final per anunciar la recaptació provisional i agrair l’assistència.
Comparteix el programa orientatiu a Fiestukis perquè els convidats sàpiguen quan són els moments clau i puguin arribar a temps.
Fiestukis t’ajuda sobretot a organitzar-te millor i implicar més la gent. Pots:
- Crear una llista de "porta alguna cosa" perquè els convidats aportin menjar, beguda o premis per a la rifa, reduint costos i augmentant el marge de recaptació.
- Detallar a la pàgina totes les maneres de col·laborar: entrada, donatiu extra, compra de tiquets, etc.
- Utilitzar els comentaris per resoldre dubtes i animar la participació abans del dia de l’esdeveniment.
Com més clara sigui la informació i més fàcil sigui col·laborar, més probable és que augmenti la recaptació.
El més pràctic és optar per un format tipus pica-pica o bufet senzill. Algunes idees:
- Truites, coques salades, entrepans tallats, hummus amb verdures, patates i snacks.
- Pastissos casolans, galetes, magdalenes o brownies per a la part dolça.
- Aigües, refrescos, sucs i, si escau, vi o cervesa.
Pots demanar als convidats que s’apuntin a portar un plat concret a través de Fiestukis, així controles que hi hagi varietat i no es repeteixin massa coses.
Per a esdeveniments benèfics petits o familiars, el més senzill és combinar diverses opcions:
- Guardioletes o capses ben visibles per a donatius en metàl·lic.
- Cartells amb el número de compte o bizum solidari per a qui prefereixi pagar digitalment.
- Tiquets de paper o numerats per a rifes i activitats de pagament.
Informa d’aquestes opcions a la pàgina de Fiestukis i durant la benvinguda, perquè tothom sàpiga com pot col·laborar en qualsevol moment de l’esdeveniment.
Recursos relacionats per a esdeveniments benèfics
- Festes de recaptació de fons — Idees per organitzar festes que recaptin fons per causes.
- Esdeveniments polítics — Guia per organitzar esdeveniments amb un enfocament polític.
- Reunions de germandats — Idees per a reunions que fomentin la solidaritat.
- Més guies per a altres esdeveniments — Explora totes les opcions d'esdeveniments disponibles.