Com organitzar una reunió d’antics alumnes inoblidable
Guia pas a pas, idees d’activitats i eines per coordinar invitacions, assistents i qui porta què amb Fiestukis.
Guia pas a pas per organitzar una reunió d’antics alumnes
- Defineix el tipus de retrobament, data, lloc i llista inicial — Decideix quin tipus de reunió d’antics alumnes vols: sopar formal, trobada de tarda amb pica-pica, vermut familiar amb criatures, etc. Tria una data aproximada (cap de setmana sol funcionar millor) i pensa si ho faràs al mateix centre, en un restaurant o en un espai llogat. Fes una llista inicial de promoció/curs i crea l’esdeveniment a Fiestukis per tenir-ho tot centralitzat des del principi: dades bàsiques, enllaç per compartir i primer recompte d’interessats.
- Reuneix un petit comitè organitzador — No ho facis sol: busca 3–5 antics companys amb ganes d’ajudar i repartiu-vos tasques (comunicació, activitats, finances, logística). A Fiestukis podeu veure qui s’encarrega de què i afegir notes a la descripció de l’esdeveniment. Acordeu també un pressupost orientatiu per persona i si hi haurà quota prèvia o cadascú pagarà el que consumeixi.
- Dissenya el format de la reunió i les activitats — Decidiu un esquema bàsic: hora d’arribada, benvinguda, temps lliure per xerrar, activitats (jocs de records, presentacions de fotos antigues, “on ets ara?”), sopar o pica-pica i comiat. Pensa en idees d’activitats per a reunió d’antics alumnes: quiz sobre professors i anècdotes, mural de fotos abans/ara, micro obert per explicar històries. Afegeix el programa orientatiu a la pàgina de Fiestukis perquè tothom sàpiga què s’hi trobarà.
- Envia invitacions i torna a connectar amb antics companys — Busca antics companys a grups de WhatsApp, xarxes socials i contactes del mòbil, i comparteix l’enllaç de l’esdeveniment de Fiestukis perquè s’hi apuntin. A la descripció, explica breument com tornar a connectar amb antics companys d’escola: animar a portar fotos, explicar què fan ara, si venen amb parella o fills, etc. Marca una data límit d’inscripció perquè pugueu confirmar número amb el local o organitzar millor el menjar.
- Organitza menjar, beguda i “qui porta què” — Decideix si fareu menú tancat en un restaurant, càtering en un local o bé un sopar/pica-pica tipus compartit. A Fiestukis crea la llista de “porta alguna cosa” amb categories clares: begudes, dolços, snacks, plats salats, decoració, equip de música, projector, etc., així evites duplicats i desequilibris. Indica si hi ha intoleràncies o preferències (vegetarià, vegà, sense gluten) perquè tothom ho tingui en compte.
- Cuida els detalls del dia i el record posterior — Prepara un petit punt de benvinguda amb cartells, etiquetes amb noms (ideal si han passat molts anys) i un racó de fotos antigues. Designa algú perquè faci fotos i vídeos i comparteix després l’àlbum al xat o afegeix l’enllaç a Fiestukis perquè tothom el tingui localitzat. Després de la trobada, envia un missatge d’agraïment, comparteix els millors moments i, si ha funcionat bé, deixa apuntada a Fiestukis la idea de repetir-ho d’aquí uns anys.
Guia completa per al teu retrobament d’exalumnes
Depèn molt del format, però per experiència, entre 3 i 5 hores funciona molt bé. Un vermut o berenar pot ser més curt (3 hores), mentre que un sopar amb copa i xerrada s’allarga fàcilment fins a les 5 hores.
Pensa també en qui convides: si hi haurà criatures o gent que ve de lluny, potser és millor fer-ho en franja de tarda-vespre. A la descripció de l’esdeveniment a Fiestukis indica clarament horari d’inici i final aproximat perquè tothom s’organitzi.
Fer-la al centre escolar té un punt molt emotiu: passejar pels passadissos, veure les aules i fer fotos als espais on vau compartir tants moments. Però pot requerir permisos, assegurança i més gestions.
Un restaurant o bar privat et dona més comoditat: menjar i beguda resolts, menys logística i, sovint, opcions de menú tancat per grups. Una opció intermèdia és visitar el centre una estona (si ho permeten) i després anar tots plegats a un restaurant. Indica clarament el punt de trobada i el recorregut a la pàgina de Fiestukis.
Ajuda molt donar detalls concrets i atractius: programa bàsic, activitats divertides, si hi haurà fotos antigues, música de l’època, etc. També és clau comunicar-ho amb temps i recordar-ho un parell de cops abans de la data.
Utilitza Fiestukis per centralitzar confirmacions i fer-ho fàcil: amb un sol enllaç poden veure tota la informació, marcar si venen sols o acompanyats i apuntar-se a portar alguna cosa. I, sobretot, fes servir els grups de WhatsApp o xarxes per escalfar l’ambient compartint records i fotos prèvies.
Les activitats que més triomfen són les que ajuden a trencar el gel i remoure records sense fer passar vergonya a ningú. Per exemple:
- Un quiz amb preguntes sobre professors, anècdotes i costums de l’època.
- Un passi de fotos o vídeos antics amb projector.
- Un “abans i ara”: cadascú explica breument on viu, a què es dedica i alguna curiositat.
- Un racó de mural on enganxar fotos, missatges o contactes actualitzats.
Pots descriure aquestes idees d’activitats per reunió d’antics alumnes a l’esdeveniment de Fiestukis perquè la gent s’animi i, si vols, crear una llista perquè alguns es responsabilitzin de portar projector, altaveus o material.
El més senzill és acordar un model clar des del principi: quota per persona (amb tot inclòs) o bé cadascú paga el que consumeix. Si hi ha reserva de sala o càtering, sol ser millor una quota prèvia per assegurar l’assistència.
Pots indicar a Fiestukis el cost aproximat per persona i la data límit per fer el pagament (per exemple, via bizum a una persona del comitè). Si feu format compartit, utilitza la llista de “porta alguna cosa” per repartir menjar, beguda i materials, i així evitar que uns gastin molt i altres gairebé res.
Comença amb un missatge proper i senzill, explicant que esteu organitzant una reunió d’antics alumnes i que us faria il·lusió retrobar-vos. Acompanya-ho, si pots, amb alguna foto antiga o anècdota compartida, i envia l’enllaç de Fiestukis perquè vegin tota la informació sense pressió.
No tots respondran de seguida, i és normal: dona temps, envia un recordatori amable i deixa clar que poden venir encara que hagin perdut el contacte durant anys. El dia del retrobament, prepara activitats que facilitin la conversa perquè ningú se senti desubicat.
Recursos relacionats per a esdeveniments acadèmics
- Festa de graduació — Idees per organitzar una festa de graduació memorable.
- Fi de curs — Guia per a una festa de fi de curs exitosa.
- Conferències i seminaris — Consells per organitzar conferències i seminaris efectius.
- Més guies d'esdeveniments acadèmics — Explora totes les opcions per a esdeveniments acadèmics.