Com organitzar una reunió d’antics alumnes universitaris inoblidable
Guia pràctica, idees d’activitats i eines per coordinar fàcilment el teu retrobament universitari amb Fiestukis.
Guia pas a pas per organitzar una reunió d’antics alumnes universitaris
- Defineix el concepte, data, lloc i llista inicial d’antics alumnes — Decideix quin tipus de retrobament vols: informal en un bar, sopar de gala, trobada al campus, dinar familiar amb criatures, etc. Tria una data aproximada (per exemple, 10 o 15 anys després de graduar-vos) i una franja horària que vagi bé per a la majoria. Pensa en el lloc: campus universitari, restaurant, hotel o casa rural. Crea l’esdeveniment a Fiestukis, afegeix-hi la descripció bàsica i comença a importar o escriure la llista d’antics companys de facultat que voldries convidar.
- Forma un petit comitè organitzador i reparteix tasques — Convida 3–6 antics companys motivats a formar part del comitè organitzador: algú que controli de comunicació, algú que conegui bé el campus, algú que s’encarregui del pressupost, etc. A Fiestukis, afegeix-los com a coorganitzadors i reparteix responsabilitats (reserves, decoració, activitats, fotos, música). Acordeu també si voleu cobrar una petita quota per cobrir despeses comunes o si ho fareu tot a base d’aportacions compartides.
- Defineix el format de la trobada i el pressupost orientatiu — Decidiu si serà un sopar formal assegut, un còctel dret, una trobada de tarda amb pica-pica o un dia complet amb visita al campus, xerrada d’un professor i festa final. Establiu un pressupost per persona tenint en compte menjar, beguda, lloguer d’espai, equip de música, decoració i possibles detalls o records. A Fiestukis, crea una llista de “qui porta què” per repartir begudes, snacks, postres o material (projector, altaveus, photocall) i reduir costos.
- Envia invitacions i gestiona confirmacions d’assistència — Recupera contactes a través de grups de WhatsApp, LinkedIn, xarxes socials i antics correus de la universitat. Envia la invitació amb l’enllaç a la pàgina de l’esdeveniment a Fiestukis, on tothom podrà confirmar assistència, indicar si ve amb acompanyant i veure els detalls. Marca una data límit clara per confirmar, així podràs tancar el nombre de places amb el restaurant o l’espai escollit.
- Planifica activitats i moments especials del retrobament — Prepara un petit programa: benvinguda, torn de paraules, joc de records (fotos antigues, anècdotes), presentació de com està cadascú avui, lliurament de diplomes divertits, ball o copa final. A la descripció de l’esdeveniment a Fiestukis, publica l’horari orientatiu i crea llistes perquè la gent s’apunti a portar fotos escanejades, vídeos antics, música de l’època o jocs per trencar el gel. Això ajuda a implicar tothom i fa la trobada molt més viva.
- Organitza els últims detalls i el seguiment post-esdeveniment — Uns dies abans, confirma amb el local o el campus: nombre d’assistents, menú definitiu, equip de so, projector i qualsevol necessitat especial (allergies, mobilitat reduïda). El mateix dia, tingues clar qui rep la gent, qui fa fotos i qui condueix els moments clau. Després de la reunió, utilitza Fiestukis per compartir fotos, vídeos, contactes actualitzats i per recollir idees per a la propera edició del retrobament universitari.
Guia completa per al teu retrobament universitari
No hi ha una xifra perfecta, però funciona molt bé començar pel vostre grup de promoció o per una especialitat concreta. Per exemple, tots els que vau acabar el mateix any o tots els d’una assignatura o itinerari.
Si és la primera vegada que organitzeu un retrobament universitari, pots començar amb un grup de 20–40 persones per fer-ho més manejable. A mesura que la cosa funcioni, a Fiestukis pots crear nous esdeveniments per trobades més grans o per subgrups (per exemple, gent que viu a la mateixa ciutat).
Les activitats més recordades solen barrejar nostàlgia i actualitat. Algunes idees:
- Passar un vídeo o presentació amb fotos de l’època universitària.
- Fer un joc de preguntes tipus trivia sobre professors, exàmens mítics i llocs del campus.
- Organitzar una visita guiada pel campus o per la facultat, si és possible.
- Fer un “abans i ara”: cadascú es presenta breument, explica a què es dedica i alguna anècdota.
- Repartir “premis” divertits (qui viu més lluny, qui ha canviat més de feina, etc.).
A Fiestukis pots publicar el programa i crear llistes perquè la gent s’apunti a portar fotos, preparar el trivia o encarregar-se de la música.
Depèn molt del to que vulgueu donar a la trobada i d’on viu la majoria:
- Al campus o facultat: ideal per a un retrobament molt nostàlgic, amb visita a aules i espais comuns.
- Restaurant o hotel: perfecte per a un sopar formal o un còctel amb parelles i, si cal, criatures.
- Bar o espai privat: ambient més informal, amb música, copes i llibertat de moviments.
- Casa rural o masia: si voleu fer un cap de setmana complet amb activitats i allotjament.
A la pàgina de l’esdeveniment a Fiestukis pots indicar clarament l’adreça, horaris, opcions d’aparcament i transport públic perquè tothom s’hi organitzi fàcilment.
Primer defineix un pressupost per persona realista, pensant en menjar, beguda, espai i algun detall extra. Després, decideix si:
- Cobres una quota prèvia per persona (per exemple, via transferència) i ho pagueu tot centralitzat.
- Feu una fórmula mixta: menú bàsic pagat per tothom i la resta (postres, begudes extra, decoració) es reparteix amb aportacions.
Amb Fiestukis pots crear una llista de “qui porta què” per repartir begudes, snacks, postres o detalls, i així reduir molt les despeses. També pots informar del cost estimat a la descripció perquè tothom sàpiga què esperar.
Des del principi, especifica a la invitació si la reunió d’antics alumnes és només per exalumnes o també per a parelles i famílies. Si obriu acompanyants, assegura’t que el lloc escollit tingui espai suficient i, si hi ha criatures, una zona mínimament còmoda per a elles.
A Fiestukis, quan la gent confirma assistència, pot indicar si ve amb acompanyant i quants. Això t’ajuda a calcular millor el nombre de menús, cadires i activitats. Si hi haurà canalla, pots afegir a la llista de “qui porta què” alguns jocs, contes o material per entretenir-los.
Per un retrobament universitari amb gent que pot viure en ciutats o països diferents, és recomanable començar a moure-ho entre 4 i 6 mesos abans. Això dona marge perquè la gent es reservi la data, compri vols si cal i organitzi agenda familiar.
Primer, crea l’esdeveniment a Fiestukis amb la data orientativa i el concepte. Després, a mesura que tanqueu lloc, horaris i programa, pots anar actualitzant la informació i enviant recordatoris. Un parell de setmanes abans, tanca definitivament el nombre d’assistents amb les confirmacions registrades a la plataforma.
Recursos relacionats per a esdeveniments acadèmics
- Festa de graduació — Idees per organitzar una festa de graduació memorable.
- Fi de curs — Guia per organitzar una festa de fi de curs perfecta.
- Conferències i seminaris — Consells per organitzar conferències i seminaris amb èxit.
- Més guies d'esdeveniments acadèmics — Explora totes les opcions d'esdeveniments acadèmics disponibles.