friends icon graduation icon drinks icon networking icon

Absolvententreffen an der Uni planen – dein Leitfaden für ein gelungenes Alumni-Treffen

Mit konkreten Ideen, Checkliste und Bring-mit-Liste in Fiestukis wird euer Absolvententreffen an der Uni stressfrei organisiert.

Schritt-für-Schritt: So kannst du euer Absolvententreffen an der Uni planen

  1. Ziel, Rahmen und Basics für das Absolvententreffen festlegen — Überleg dir zuerst, was der Fokus eures Absolvententreffens sein soll: gemütliches Wiedersehen, Networking, Campusführung oder alles zusammen. Lege Datum, Uhrzeit und Ort fest – z.B. Unigelände, Lieblingsbar aus Studizeiten oder ein Seminarraum mit anschließendem Restaurantbesuch. Schätze grob die Gruppengröße ein und erstelle direkt ein Event bei Fiestukis, damit du Gäste einladen, Infos teilen und später die Bring-mit-Liste für Snacks, Getränke oder Technik organisieren kannst.
  2. Format und Programm grob strukturieren — Entscheide, ob ihr eher ein lockeres Stehevent, ein gesetztes Essen oder eine Mischung aus Campusführung, Kurzprogramm und anschließendem Get-together wollt. Plane grob einen Ablauf: z.B. Ankommen & Begrüßungsdrink, kurze Vorstellungsrunde, Fotoshow aus Studizeiten, offene Networking-Phase, Abschluss in einer Bar. Halte den Ablauf in Fiestukis fest, damit alle wissen, was sie erwartet, und du Feedback zum Programm einsammeln kannst.
  3. Location, Uni-Kontakte und Ausstattung klären — Reserviere rechtzeitig Räume an der Uni oder eine externe Location und kläre, ob ihr Beamer, Mikro, Lautsprecher oder eine Bühne braucht. Nimm Kontakt zur Fakultät, zum Alumni-Büro oder zu ehemaligen Dozent:innen auf – oft unterstützen sie mit Räumen, Rundmail an Ehemalige oder sogar einem kleinen Budget. In Fiestukis kannst du eine Aufgabenliste anlegen (z.B. „Beamer organisieren“, „Namensschilder drucken“, „Musikanlage testen“) und Aufgaben an Mitorganisator:innen verteilen.
  4. Einladungen verschicken und Gäste koordinieren — Sammle E-Mail-Adressen, LinkedIn-Profile oder WhatsApp-Kontakte deiner ehemaligen Kommiliton:innen und teile den Fiestukis-Link zum Event als zentrale Anlaufstelle. Dort sehen alle Datum, Ort, Programm und können direkt zusagen oder absagen. Nutze die Bring-mit-Liste, um Beiträge zu koordinieren: jemand bringt eine Fotobox-Requisite, andere kümmern sich um Playlist, Snacks, Sekt oder eine Pinnwand für Erinnerungen – so vermeidest du doppelte Mitbringsel.
  5. Verpflegung, Deko und Inhalte vorbereiten — Überlege, ob ihr Catering, Buffet, Fingerfood oder ein lockeres „Jede:r bringt was mit“-Konzept wollt. In Fiestukis kannst du Kategorien wie „Herzhaft“, „Süß“, „Getränke“ oder „Deko“ anlegen und die Gäste eintragen lassen, was sie mitbringen – ideal, um eine bunte Mischung ohne Lücken zu bekommen. Bereite außerdem Inhalte vor: eine kleine Präsentation mit Fotos aus dem Studium, eine Weltkarte oder Karte des Landes für „Wo lebst du heute?“, oder kurze Blitzrunden wie „Was machst du beruflich?“.
  6. Feinschliff, Ablauf am Tag X und Nachbereitung — Erstelle einen einfachen Zeitplan für den Tag, inklusive Aufbau, Technikcheck und wer die Gäste begrüßt. Kläre im Orga-Team, wer sich um Fotos, Social-Media-Updates oder das Einsammeln von Kontaktdaten kümmert – trage diese Rollen in Fiestukis ein, damit jede:r weiß, was zu tun ist. Nach dem Absolvententreffen kannst du über Fiestukis einen Dankespost, Fotos, geteilte Kontakte und eine kurze Umfrage verschicken, um das nächste Alumni-Treffen noch besser zu planen.

Kompletter Leitfaden fürs Absolvententreffen an der Uni

Teile die Organisation von Anfang an auf mehrere Schultern auf. Suche dir 2–4 Mitorganisator:innen aus deinem ehemaligen Studiengang, die Lust haben, Aufgaben zu übernehmen (z.B. Location, Kommunikation, Programm, Verpflegung).

Lege dann ein Event bei Fiestukis an und lade dein Orga-Team zuerst ein. Dort könnt ihr Aufgaben verteilen, Deadlines festhalten und über die Bring-mit-Liste koordinieren, wer was beiträgt. So musst du nicht alles selbst machen und alle behalten den Überblick.

Beliebt ist eine Mischung aus Nostalgie, Austausch und lockerem Beisammensein. Zum Beispiel:

  • kurze Begrüßung und Update zur Fakultät oder zum Studiengang
  • Foto- oder Videoshow aus der Studienzeit
  • Speed-Networking in kleinen Gruppen („Was machst du heute?“)
  • Campusführung mit neuen Gebäuden oder Laboren
  • offenes Get-together mit Musik, Snacks und Drinks

In Fiestukis kannst du den Ablauf veröffentlichen und die Gäste abstimmen lassen, welche Programmpunkte sie am spannendsten finden.

Für ein klassisches Absolvententreffen an der Uni sind 3–5 Stunden ideal. So bleibt genug Zeit für Ankommen, ein kurzes offizielles Programm und einen entspannten Ausklang, ohne dass es sich zieht.

Wenn viele von weit her anreisen, lohnt sich ein längerer Zeitraum mit optionalem Rahmenprogramm (z.B. Nachmittags-Campusführung, abends gemeinsames Essen). In Fiestukis kannst du mehrere Zeitblöcke angeben und die Gäste markieren lassen, wann sie voraussichtlich dabei sind.

Lege zuerst ein grobes Budget fest (Raum, Technik, Deko, ggf. Catering) und rechne es auf die erwartete Teilnehmerzahl um. Du kannst z.B. einen Teilnahmebeitrag pro Person festlegen oder ein Mischmodell wählen: Grundkosten werden über einen kleinen Beitrag gedeckt, Snacks und Getränke bringt jede:r selbst mit.

Mit der Bring-mit-Liste in Fiestukis siehst du genau, wer was beisteuert, und kannst teurere Posten (z.B. größere Getränkekisten) auf mehrere Personen verteilen. Kommuniziere transparent im Eventtext, wie ihr die Kosten regelt.

Bei einem Absolvententreffen an der Uni funktionieren Fingerfood, belegte Brötchen, Salate, kleine Snacks und ein einfaches Kuchenbuffet am besten – alles, was man im Stehen oder Sitzen unkompliziert essen kann. Denke an vegetarische/vegane Optionen und alkoholfreie Getränke.

Nutze in Fiestukis Kategorien in der Bring-mit-Liste (z.B. „herzhaft“, „süß“, „vegan“, „Getränke“), damit ihr eine gute Mischung habt und niemand mit drei Nudel- oder Kartoffelsalaten vor der Tür steht.

Kombiniere mehrere Kanäle: Alumni-Verteiler der Uni, LinkedIn- oder XING-Gruppen, WhatsApp-Gruppen aus der Studienzeit sowie persönliche Kontakte. Bitte jede:n, die Einladung weiterzuleiten, damit sich die Infos schnell verbreiten.

Verlinke in allen Nachrichten direkt eure Fiestukis-Eventseite. So haben alle einen zentralen Ort mit allen Infos, können sofort zu- oder absagen und sich für Mitbringsel oder Aufgaben eintragen.

Verwandte akademische Veranstaltungen