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Meeting organisieren und erfolgreiche Konferenz planen

Mit praktischen Tipps, Checkliste und Fiestukis-Vorlage organisierst du deine nächste Konferenz professionell und entspannt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine Konferenz

  1. Ziel, Rahmen und Basisdaten festlegen — Überlege dir zuerst, welches Ziel dein Meeting oder deine Konferenz hat: Wissen vermitteln, Networking, Produktlaunch oder Strategie-Workshop? Lege dann Datum, Dauer (halber oder ganzer Tag, mehrtägig), Uhrzeit und den groben Teilnehmerkreis (intern, extern, Führungskräfte, Kunden) fest. Erstelle direkt ein Event in Fiestukis, damit du alle Infos zentral hast und später Einladungen, Agenda und Bringlisten bequem teilen kannst.
  2. Budget, Location und Technik klären — Definiere ein realistisches Budget pro Person und insgesamt – inklusive Raummiete, Technik, Catering, Deko und ggf. Referentenhonorare. Suche eine passende Location: Tagungsraum im Unternehmen, Hotel mit Konferenzbereich oder Coworking-Space, achte auf Erreichbarkeit und Ausstattung (Beamer, Mikro, WLAN, Steckdosen, Hybrid-Setup). Trage alle Rahmeninfos in dein Fiestukis-Event ein, damit das Orga-Team den Überblick behält.
  3. Agenda, Speaker und Inhalte planen — Strukturiere den Tag: Begrüßung, Keynote, einzelne Sessions, Workshops, Pausen und Networking-Slots. Sprich frühzeitig mit internen oder externen Speakern und kläre Inhalte, Zeitfenster und technische Anforderungen. Lade Agenda, Präsentationen oder Handouts in Fiestukis hoch und nutze die Beschreibung, um Teilnehmern vorab einen klaren Überblick über den Ablauf zu geben.
  4. Teilnehmermanagement und Einladungen organisieren — Erstelle in Fiestukis deine Gästeliste und verschicke den Einladungslink per E-Mail, Chat oder Kalender-Einladung. Bitte die Teilnehmer, direkt über Fiestukis zu- oder abzusagen, damit du immer aktuelle Zahlen hast. Nutze individuelle Fragen (z.B. Ernährung, Anreise, Workshop-Präferenzen), um Gruppen sinnvoll zu verteilen und das Catering besser zu planen.
  5. Catering, Material und Bringlisten koordinieren — Überlege, welche Verpflegung sinnvoll ist: Kaffee- und Snackpausen, Mittagessen, ggf. Get-together am Abend. Lege in Fiestukis eine „Bring etwas mit“-Liste an, z.B. für Getränke, Snacks, Technik (Mehrfachsteckdosen, Adapter), Moderationsmaterial oder Give-aways, damit sich Teammitglieder die Aufgaben teilen können. So vermeidest du Doppelkäufe und siehst auf einen Blick, was noch fehlt.
  6. Ablauf am Konferenztag und Nachbereitung sichern — Plane, wer am Konferenztag wann vor Ort ist: Empfang, Technik, Moderation, Betreuung der Speaker. Nutze Fiestukis, um das Orga-Team mit einem letzten Update zu versorgen und die finale Agenda zu teilen. Nach der Konferenz kannst du über das Event Feedback einholen, Präsentationen nachreichen und eine kurze Zusammenfassung oder Fotos mit allen Teilnehmern teilen.

Kompletter Guide: Meeting organisieren & Konferenz planen

Die ideale Teilnehmerzahl hängt stark vom Ziel deiner Veranstaltung ab. Für ein strategisches Meeting sind 5–15 Personen oft sinnvoll, damit alle zu Wort kommen. Für eine Konferenz mit Vorträgen und Networking können es problemlos 50, 100 oder mehr Teilnehmer sein.

Wichtiger als die Zahl ist, dass die Location, Technik und Moderation auf die Gruppengröße abgestimmt sind. In Fiestukis siehst du jederzeit, wie viele Zusagen du hast, und kannst Catering und Raumgröße entsprechend anpassen.

Eine gute Konferenz planen Checkliste sollte mindestens diese Punkte enthalten:

  • Ziel und Zielgruppe definieren
  • Datum, Dauer, Location und Budget festlegen
  • Agenda, Sessions und Speaker planen
  • Technik (Beamer, Mikro, WLAN, Hybrid-Setup) klären
  • Einladungen, Anmeldung und Teilnehmermanagement
  • Catering, Pausen und Abendprogramm
  • Materialien (Namensschilder, Programm, Give-aways)
  • Betreuung am Veranstaltungstag und Nachbereitung

Du kannst diese Punkte in Fiestukis als Aufgaben oder Bringliste abbilden und mit deinem Orga-Team teilen.

Starte mit der Frage, wie lange deine Konferenz dauert und zu welchen Zeiten Pausen sinnvoll sind. Für Halbtages-Meetings reichen oft Kaffee, Wasser, Softdrinks und ein kleiner Snack. Ganztägige Konferenzen sollten zusätzlich ein Mittagessen und ggf. ein Get-together am Abend bieten.

Nutze in Fiestukis die „Bring etwas mit“-Funktion, um z.B. Getränke, Snacks, Obst, Süßigkeiten oder Kuchen im Team aufzuteilen – besonders praktisch bei internen Veranstaltungen mit begrenztem Budget. Frage die Teilnehmer in der Einladung nach Allergien und Ernährungsformen (vegan, vegetarisch, halal etc.), damit du entsprechend planen kannst.

Wenn du ein Meeting organisieren willst, verlierst du mit E-Mail-Chaos und Excel-Listen schnell den Überblick. In Fiestukis erstellst du ein Event, lädst alle per Link ein und sie sagen direkt dort zu oder ab.

Du kannst zusätzliche Fragen einbauen, z.B. zu Workshop-Auswahl, Essenswünschen oder Anreise. So hast du alle Infos gebündelt an einem Ort und musst nicht mehr verschiedene Listen abgleichen.

Für eine größere, externe Konferenz solltest du idealerweise 3–6 Monate Vorlauf einplanen – vor allem, wenn du eine externe Location, Hotels und Speaker koordinieren musst. Kleinere interne Meetings oder Workshops kannst du oft in 2–4 Wochen solide aufsetzen.

Wichtiger als der exakte Zeitraum ist eine klare Struktur: Erstelle früh dein Event in Fiestukis, verschicke Einladungen und nutze die Plattform, um Aufgaben, Bringlisten und Deadlines im Team transparent zu machen.

Plane bewusst interaktive Elemente ein: Q&A-Sessions nach Vorträgen, kurze Breakout-Gruppen, World-Café-Runden oder moderierte Diskussionen. Auch Live-Umfragen, Feedback-Wände oder thematische Thementische in den Pausen lockern die Atmosphäre auf.

In der Fiestukis-Beschreibung kannst du diese Formate ankündigen, damit sich die Teilnehmer darauf einstellen. Über die Gästeliste siehst du außerdem, welche Abteilungen oder Unternehmen vertreten sind und kannst gezielt Networking-Slots einbauen.

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