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Präsentation planen: Von der Idee zum professionellen Auftritt

Nutze praktische Tipps, Ablaufideen und Vorlagen, um deine Präsentation entspannt und perfekt vorbereitet durchzuführen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Präsentation planen

  1. Ziel, Rahmen und Gäste deiner Präsentation festlegen — Überlege zuerst, welches Ziel deine Präsentation hat: informieren, verkaufen, motivieren oder entscheiden? Lege dann Datum, Uhrzeit und Ort fest – Meetingraum im Büro, externes Tagungshotel oder online. Definiere, wer eingeladen wird und wie groß die Gruppe sein soll. Erstelle direkt ein Event in Fiestukis, trage alle Basisdaten ein und lade die Teilnehmenden ein – so hast du von Anfang an einen zentralen Ort für Infos und Abstimmungen.
  2. Inhalte strukturieren und eine einfache Präsentation aufbauen — Plane eine klare Struktur: Einstieg (Begrüßung, Ziel), Hauptteil (max. 3–5 Kernpunkte) und Abschluss (Zusammenfassung, nächste Schritte). Notiere dir zu jedem Punkt nur die wichtigsten Botschaften und Beispiele, statt Folien mit Text vollzupacken. Überlege, wo du Grafiken, Zahlen oder kurze Demos einbaust, um deine Präsentation lebendig zu machen.
  3. Präsentation Ablauf und Zeitplan festlegen — Teile deine geplante Zeit grob ein, z.B. 5 Minuten Begrüßung, 30 Minuten Inhalt, 10 Minuten Fragen, 5 Minuten Abschluss. Plane Puffer für Diskussionen oder Technikprobleme ein, damit du nicht in Stress gerätst. Teile den Ablaufplan in Fiestukis, damit alle Beteiligten (z.B. Co-Referenten, Moderatorin, Technik) genau wissen, wann sie dran sind.
  4. Technik, Raum und Materialien vorbereiten — Kläre frühzeitig, welche Technik du brauchst: Beamer oder Display, Adapter, Mikrofon, Lautsprecher, Clicker, WLAN-Zugang. Plane eine kurze Generalprobe im Raum ein, um Licht, Ton und Sichtbarkeit der Folien zu testen. Nutze in Fiestukis die „Bring etwas mit“-Liste, um zu organisieren, wer Laptop, Adapter, Verlängerungskabel, Handouts oder Getränke mitbringt – so fehlt am Tag der Präsentation nichts.
  5. Einladungen verschicken und Teilnehmer einbinden — Formuliere eine klare Einladung mit Thema, Ziel, Dauer, Ort/Link und ggf. Agenda. Überlege, ob die Teilnehmenden vorab Unterlagen oder Fragen einreichen sollen, damit du den Inhalt besser zuschneiden kannst. Verschicke die Einladungen direkt über Fiestukis, sammle Zu- und Absagen und frage dort auch nach besonderen Bedürfnissen (z.B. Barrierefreiheit, Sprache, Technik).
  6. Präsentation üben und Nachbereitung planen — Probiere deine Präsentation mindestens einmal laut aus – am besten mit Timer und, wenn möglich, vor 1–2 Testpersonen. Plane außerdem die Nachbereitung: Folien verschicken, Protokoll, To-dos, Feedback einholen. Halte in Fiestukis fest, wer welche Aufgaben nach der Präsentation übernimmt und teile dort auch Materialien oder Links mit allen Teilnehmenden.

Kompletter Guide für deine Präsentation

Halte deine Präsentation einfach und fokussiert. Definiere 3–5 Kernbotschaften, die du wirklich vermitteln willst, und ordne alles andere diesen unter. Nutze pro Folie nur einen Hauptgedanken und arbeite mit Bildern, Grafiken oder Beispielen statt mit langen Textblöcken.

Plane bewusst Pausen für Fragen oder kurze Interaktionen ein, damit die Zuhörer nicht nur passiv zuhören. Teile den groben Ablauf in Fiestukis, damit alle wissen, was sie erwartet und wie lange der Termin dauert.

Ein typischer Präsentation Ablauf könnte so aussehen:

  • Begrüßung & Ziel (3–5 Minuten)
  • Überblick & Agenda (2–3 Minuten)
  • Hauptteil mit 3–5 Themenblöcken (20–40 Minuten)
  • Fragen & Diskussion (10–15 Minuten)
  • Zusammenfassung & nächste Schritte (5 Minuten)

Je nach Thema und Ziel kannst du die Zeiten anpassen. Trage deinen Ablauf in Fiestukis ein, damit Co-Referenten und Technik sich daran orientieren können.

Mindestens solltest du Laptop oder Präsentationsgerät, Beamer/Display, passende Adapter (HDMI, USB-C, etc.), Stromversorgung und ggf. einen Presenter-Clicker einplanen. Bei größeren Gruppen sind Mikrofon und Lautsprecher sinnvoll, bei Online-Präsentationen eine stabile Internetverbindung, Kamera und gutes Headset.

Lege in Fiestukis eine „Bring etwas mit“-Liste an und verteile Verantwortlichkeiten: Wer bringt den Laptop, wer kümmert sich um den Raumzugang, wer testet das Konferenztool? So vermeidest du Technikchaos kurz vor Start.

Übe deine Präsentation laut, bis du dich sicher fühlst – idealerweise im Stehen, so wie später auch. Achte auf Sprechtempo, Pausen und Blickkontakt. Schreibe dir Stichworte auf Moderationskarten oder in die Referentenansicht, statt ganze Sätze auswendig zu lernen.

Simuliere die Situation möglichst realistisch: mit Technik, im Präsentationsraum oder im Videocall-Tool. Bitte 1–2 Kolleginnen oder Kollegen um Feedback und halte ihre Anmerkungen in Fiestukis fest, damit du gezielt nachbessern kannst.

Stelle zu Beginn ein bis zwei einfache Fragen, z.B. per Handzeichen oder Umfrage-Tool. Baue kurze Interaktionsblöcke ein: kleine Abstimmungen, kurze Diskussion in Zweiergruppen oder das Sammeln von Ideen auf einem digitalen Whiteboard.

Du kannst die Gäste schon vorab über Fiestukis bitten, Fragen oder Themenwünsche zu posten. Diese greifst du dann in deiner Präsentation auf – so fühlen sich alle ernst genommen und beteiligen sich eher aktiv.

Lege zuerst eine klare Gesamtstruktur fest und verteile dann die Themenblöcke auf die einzelnen Sprecher. Bestimme eine Person als Moderator, die durch den Termin führt, Zeit im Blick behält und Übergänge gestaltet.

In Fiestukis kannst du den Ablauf mit Zeitfenstern anlegen und die jeweiligen Programmpunkte den Personen zuordnen. Über die „Bring etwas mit“-Liste regelst du, wer welche Unterlagen, Demos oder Technik mitbringt, damit der Übergang zwischen den Beiträgen reibungslos läuft.

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