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Hosting a meet and greet: Dein perfektes Networking-Event planen

Finde konkrete Networking-Ideen, Checklisten und Vorlagen, um dein Networking-Event entspannt zu planen und Gäste clever zu koordinieren.

Schritt-für-Schritt zum erfolgreichen Networking-Event

  1. Ziel, Rahmen und Gästekreis festlegen — Überlege dir zuerst, welches Ziel dein Networking-Event haben soll: lockeres Kennenlernen, Branchen-Austausch oder Kundenbindung. Lege Datum, Uhrzeit, Dauer und die passende Location fest – z.B. Büro, Coworking-Space, Hotelbar oder Rooftop. Definiere, wie viele Personen du einladen möchtest und ob es eher intern, extern oder gemischt ist. Erstelle dann dein Event in Fiestukis, damit du Gäste, Infos und Beiträge von Anfang an zentral koordinieren kannst.
  2. Format, Ablauf und Networking-Ideen planen — Entscheide dich für ein Format: klassisches Meet and Greet, Speed-Networking, kurze Impulsvorträge oder moderierte Runden. Plane einen groben Ablauf mit Ankunft, Begrüßung, Eisbrecher, freiem Networking und Abschluss. Baue konkrete Networking-Ideen ein, z.B. Namensschilder mit Themen, Matching-Karten oder Thementische, damit Gespräche leichter starten.
  3. Location, Setup und Technik organisieren — Wähle eine Location mit ausreichend Stehflächen, ein paar Sitzmöglichkeiten und guter Akustik, damit Gespräche angenehm sind. Plane Stehtische, Garderobe, Beschilderung und eine kleine Check-in-Zone ein. Kläre Technik wie Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsbildschirm oder Hintergrundmusik und notiere alle Infos in der Eventbeschreibung bei Fiestukis.
  4. Catering, Drinks und Bring-Liste abstimmen — Überlege, welches Catering zum Networking-Event passt: Fingerfood, Flying Buffet oder nur Snacks. Achte auf gut essbare Häppchen, damit niemand mit Teller und Besteck kämpfen muss. Erstelle in Fiestukis eine „Bring etwas mit“-Liste, z.B. für Snacks, Getränke, Deko oder Technik, damit Kolleg:innen oder Partner gezielt beitragen können und nichts doppelt besorgt wird.
  5. Einladungen, Infos und Teilnehmermanagement — Formuliere eine klare Einladung mit Ziel des Events, Dresscode (falls relevant) und Ablauf in groben Zügen. Versende den Fiestukis-Link an alle Gäste, damit sie direkt zu- oder absagen und du die Teilnehmerzahl im Blick behältst. Nutze die Eventseite, um Anfahrt, Parkmöglichkeiten, WLAN-Zugang oder besondere Hinweise (z.B. Fotoerlaubnis) zu teilen.
  6. Networking vor Ort erleichtern und Nachbereitung — Sorge vor Ort für einen warmen Empfang, gut sichtbare Namensschilder und eine kurze Begrüßung mit Erklärung des Ablaufs. Starte mit einem einfachen Icebreaker oder einer kurzen Vorstellungsrunde, damit alle leichter ins Gespräch kommen. Nach dem Event kannst du über Fiestukis eine Dankesnachricht, Präsentationen oder Kontaktlisten (nach Zustimmung) teilen und Feedback einholen, um dein nächstes hosting a meet and greet noch besser zu machen.

Kompletter Guide für dein Networking-Event

Ein gutes hosting a meet and greet lebt von klaren Zielen, entspannter Atmosphäre und einfachen Gesprächseinstiegen. Die Gäste sollten wissen, warum sie da sind (z.B. Branchen-Austausch, Kennenlernen neuer Kolleg:innen, Kundenbindung) und wie der Abend abläuft.

Wichtig sind außerdem:

  • eine passende Location mit Platz zum Stehen und Bewegen
  • leichtes Fingerfood und Getränke statt schwerem Essen
  • Namensschilder und kleine Networking-Ideen wie Thementische oder Speed-Runden

Mit Fiestukis kannst du alle Infos zentral teilen und die Organisation transparent halten.

Für ein lockeres Networking-Event funktionieren einfache, niedrigschwellige Formate am besten. Zum Beispiel:

  • Speed-Networking: kurze 3–5-minütige Gespräche, danach Wechsel
  • Thementische: jeder Tisch steht für ein Thema, zu dem man sich dazugesellt
  • Fragekarten: Karten mit Gesprächsstartern wie „Woran arbeitest du gerade?“
  • Vorstellungs-Bingo: Gäste suchen Personen, auf die bestimmte Aussagen zutreffen

Schreibe den geplanten Ablauf in deine Fiestukis-Eventbeschreibung, damit alle wissen, was sie erwartet.

Die ideale Größe hängt vom Ziel deines Networking-Events ab. Für intensiven Austausch sind 15–30 Personen gut, weil sich alle mehrmals begegnen können. Für größeres Business-Networking mit vielen neuen Kontakten können es auch 50–80 Personen sein.

Wichtig ist, dass die Location nicht überfüllt wirkt und noch Raum für ruhige Gespräche bleibt. Über Fiestukis siehst du jederzeit, wie viele Zusagen du hast, und kannst bei Bedarf nachsteuern.

Setze auf leichtes Fingerfood, das man im Stehen essen kann: Mini-Sandwiches, Wraps, Gemüsesticks, Dips, kleine Quiches oder Canapés. Vermeide Gerichte, die tropfen, bröseln oder stark riechen.

Bei den Getränken eignen sich Wasser, Softdrinks, Kaffee/Tee und je nach Rahmen Bier, Wein oder ein einfacher Signature-Drink. In Fiestukis kannst du eine Bring-Liste anlegen, damit Kolleg:innen Snacks, Getränke oder Süßes mitbringen und du das Budget im Rahmen hältst.

Ein bewährter Ablauf für ein Networking-Event sieht zum Beispiel so aus:

  • 0:00–0:30 Ankommen, Check-in, erste Drinks
  • 0:30–0:45 Begrüßung, Ziel des Events erklären
  • 0:45–1:30 Geplantes Format (Speed-Networking, Thementische, kurze Pitches)
  • 1:30–2:45 Freies Networking mit Snacks und Drinks
  • 2:45–3:00 Abschluss, Dank, Hinweis auf Follow-up

Teile diesen groben Zeitplan in deiner Fiestukis-Einladung, damit alle wissen, wann sie kommen sollten und was sie erwartet.

Mit Fiestukis kannst du dein Networking-Event zentral organisieren: Du erstellst eine Eventseite mit allen Infos zu Ort, Zeit, Dresscode und Ablauf. Gäste sagen direkt online zu oder ab, sodass du die Teilnehmerzahl immer im Blick hast.

Über die „Bring etwas mit“-Liste koordinierst du Beiträge wie Snacks, Getränke, Technik oder Deko, ohne endlose E-Mail-Ketten. So wird hosting a meet and greet deutlich einfacher und du kannst dich mehr auf Inhalte und Gäste konzentrieren.

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