Organiser un événement entreprise pour une présentation réussie
Des idées concrètes, une checklist et un outil simple pour organiser ton événement entreprise autour d’une présentation ou d’un lancement produit.
Étapes pour organiser ton événement entreprise de présentation
- Définir le concept, la date, le lieu et les invités — Commence par clarifier l’objectif de ton événement entreprise : présentation interne, lancement produit pour des clients, conférence de presse, soirée de présentation… Cela va guider le ton, la durée et le format. Choisis ensuite la date et le créneau (plutôt fin de journée pour une présentation + cocktail), ainsi que le lieu : salle de réunion, auditorium, showroom, hôtel, espace de coworking. Définis le profil et le nombre d’invités (équipe interne, clients VIP, partenaires, médias) puis crée ton événement sur Fiestukis pour centraliser les infos, les invitations et la coordination.
- Structurer le programme et le contenu de la présentation — Élabore un déroulé clair : accueil, mot d’introduction, présentation principale, démonstration produit éventuelle, session questions-réponses, puis moment convivial (cocktail, networking). Prépare tes supports : diaporama, vidéos, prototypes, fiches produits, en gardant un message simple et orienté bénéfices pour ton public. Indique sur Fiestukis les horaires clés et le programme pour que tout le monde sache à quoi s’attendre et arrive à l’heure.
- Gérer la logistique : salle, matériel et technique — Réserve une salle adaptée à la taille du groupe, avec une bonne visibilité de l’écran et un espace pour l’accueil et le cocktail. Liste tout le matériel nécessaire : vidéoprojecteur ou écran, micro, sonorisation, adaptateurs, rallonges, pupitre, connexion internet stable. Utilise Fiestukis pour attribuer les responsabilités (qui vérifie le son, qui gère l’accueil, qui s’occupe des supports imprimés) et éviter les oublis le jour J.
- Prévoir le cocktail, les boissons et l’accueil — Décide si tu fais appel à un traiteur ou si tu organises un buffet plus simple en interne. Privilégie des bouchées faciles à manger debout : mini-sandwichs, verrines, plateaux de fromages/charcuterie, options végétariennes, softs, eau, éventuellement vin ou bière selon la culture de l’entreprise. Crée sur Fiestukis une liste « qui apporte quoi » si plusieurs équipes contribuent (boissons, verrerie, déco, badges, signalétique) pour éviter les doublons et répartir les coûts.
- Communiquer, inviter et confirmer les présences — Rédige une invitation claire avec l’objectif de l’événement, la valeur pour les invités, la date, l’heure, le lieu et le dress code éventuel. Envoie tes invitations via Fiestukis, suis les réponses en temps réel et relance facilement les personnes qui n’ont pas encore confirmé. Ajoute sur la page de l’événement les infos pratiques : plan d’accès, parking, transports en commun, lien visioconférence si l’événement est hybride.
- Répéter, animer le jour J et assurer le suivi — Planifie une répétition générale : teste la présentation sur place, le matériel, les transitions entre intervenants et la durée globale. Le jour J, prévois quelqu’un à l’accueil, une personne pour gérer la technique et une autre pour le timing, afin que la présentation reste dynamique. Après l’événement, envoie via Fiestukis un message de remerciement, les supports de présentation, un éventuel replay et un court questionnaire de feedback pour améliorer les prochains événements entreprise.
Guide complet pour organiser un événement entreprise autour d’une présentation
Pour organiser un événement entreprise réussi autour d’une présentation ou d’un lancement produit, commence par définir un objectif clair : informer, convaincre, vendre, fédérer… Cela t’aidera à choisir le format (conférence, démo live, table ronde, keynote, etc.).
Ensuite, structure ton programme avec des temps forts : accueil, présentation principale, démonstration, questions-réponses, puis cocktail ou networking. Assure-toi que la technique est béton (son, image, connexion) et que les intervenants ont répété. Enfin, utilise Fiestukis pour gérer les invitations, le suivi des réponses et la répartition des tâches (accueil, logistique, photos, traiteur) afin que tout soit fluide le jour J.
Pour un événement entreprise avec présentation, l’idéal est de rester entre 45 minutes et 1h15 pour la partie formelle, selon la complexité du sujet et le public. Au-delà, l’attention baisse, surtout en fin de journée.
Tu peux par exemple prévoir :
- 10–15 minutes d’introduction et de contexte,
- 20–30 minutes de présentation ou de lancement produit,
- 10–20 minutes de questions-réponses,
- puis un cocktail ou moment de networking de 1 à 2 heures.
Indique clairement ces horaires sur ta page Fiestukis pour que les invités sachent quand arriver et quand repartira globalement l’événement.
Pour dynamiser une soirée de présentation, évite le monologue trop long et varie les formats. Tu peux par exemple :
- alterner prises de parole courtes de plusieurs intervenants,
- montrer une vidéo de lancement ou un teaser,
- faire une démonstration live du produit ou un mini atelier découverte,
- prévoir un temps de questions-réponses interactif (questions via QR code, sondages en direct),
- terminer par un cocktail avec un fond musical et des espaces dédiés pour tester le produit ou échanger avec les équipes.
Note ces animations dans le programme sur Fiestukis pour que ton équipe sache qui fait quoi et à quel moment.
Le budget dépend surtout du lieu, du nombre d’invités et du niveau de prestation souhaité. Pour une présentation en entreprise avec buffet simple, tu peux compter entre 10 et 25 € par personne (boissons, snacks, un peu de déco).
Si tu loues une salle externe avec traiteur, technique, signalétique et éventuellement un photographe, le budget peut monter à 50–100 € par personne. Utilise Fiestukis pour lister tous les postes de dépense (salle, traiteur, matériel, déco, communication) et répartir certaines contributions entre services si nécessaire.
Centraliser les invitations est essentiel pour bien organiser un événement entreprise. Crée une page dédiée sur Fiestukis avec toutes les infos pratiques (date, lieu, programme, accès) et envoie le lien à tes invités (collaborateurs, clients, partenaires).
Les invités peuvent confirmer en un clic, tu vois en temps réel qui vient, qui hésite et qui ne peut pas. Tu peux aussi segmenter tes listes (ex : VIP, presse, équipe interne) et envoyer des rappels ciblés sans te perdre dans des tableaux Excel. Cela t’aide à ajuster le nombre de chaises, de badges, de livrets et la quantité de nourriture.
Une bonne checklist d’organisation pour une présentation d’entreprise doit couvrir :
- Objectif, public cible, date, lieu et format de l’événement,
- Programme détaillé et intervenants confirmés,
- Supports (présentations, vidéos, fiches produits, goodies),
- Logistique : salle, matériel technique, signalétique, badges, accueil,
- Cocktail ou buffet : nourriture, boissons, vaisselle, personnel,
- Communication : invitations, relances, réseaux sociaux, communiqué de presse éventuel,
- Suivi : remerciements, envoi des supports, feedback.
Tu peux transformer cette checklist en tâches partagées sur Fiestukis et attribuer chaque point à un membre de l’équipe pour que rien ne soit oublié.
Ressources liées à l'organisation d'événements d'entreprise
- Conférence — Guide pour organiser une petite conférence.
- Teambuilding — Idées et activités pour renforcer l'équipe.
- Lancement de produit — Conseils pour un lancement de produit réussi.
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