Organiser une petite conférence pro et conviviale
Idées de programme, astuces concrètes et outils simples pour organiser une petite conférence en présentiel ou en ligne.
Étapes pour organiser une petite conférence
- Définir le concept, le format et les invités — Commence par clarifier l’objectif de ta petite conférence : partage d’expertise, lancement de produit, formation interne, séminaire d’équipe… Choisis le format : 100 % présentiel, hybride ou conférence en ligne, ainsi que la durée (une matinée, une journée, deux jours). Liste le type de participants (collègues, clients, partenaires) et l’ordre de grandeur du nombre d’invités. Crée ensuite ton événement sur Fiestukis pour centraliser les infos clés (date, lieu ou lien de connexion, programme) et inviter facilement tous les participants.
- Choisir la date, le lieu et la logistique — Sélectionne une date qui évite les périodes de rush ou de vacances scolaires, et fixe des horaires réalistes (par exemple 9h30–16h30 avec pauses). Pour une petite conférence, une salle de réunion d’hôtel, un espace de coworking ou les locaux de ton entreprise peuvent suffire. Vérifie la capacité, la disposition (théâtre, U, classe), le matériel disponible (vidéoprojecteur, micro, Wi-Fi) et l’accessibilité. Indique toutes ces infos pratiques sur la page Fiestukis pour que tout le monde sache où aller et à quelle heure se connecter ou arriver.
- Construire le programme et choisir les intervenants — Structure ton programme avec des créneaux clairs : ouverture, conférences, tables rondes, ateliers, questions-réponses, pauses café et déjeuner. Pour une petite conférence, privilégie des sessions courtes (20–30 minutes) et des moments d’échanges pour garder l’attention. Identifie les intervenants internes ou externes, valide avec eux les sujets, la durée et le format (présentation, démo, interview). Utilise Fiestukis pour partager le programme détaillé et recueillir les besoins spécifiques des intervenants (matériel, temps de test, supports).
- Préparer la technique et le format en ligne — Si tu veux organiser une conférence en ligne ou hybride, choisis une plateforme fiable (Zoom, Teams, Meet…) et teste-la avec les intervenants : partage d’écran, son, caméra, enregistrement. Prévois un micro correct, une bonne connexion Internet et, si possible, une personne dédiée au support technique pendant l’événement. Sur Fiestukis, ajoute le lien de connexion, les consignes de connexion (heure, test micro/caméra) et utilise la description de l’événement pour expliquer clairement le déroulé aux participants à distance.
- Gérer les inscriptions, les pauses et la restauration — Utilise Fiestukis pour inviter les participants, suivre les réponses et savoir combien de personnes seront présentes sur place ou en ligne. Pour une petite conférence, un café d’accueil, un buffet froid ou un déjeuner simple suffisent souvent : tu peux soit faire appel à un traiteur, soit utiliser la liste « qui apporte quoi » de Fiestukis pour que chacun contribue (boissons, snacks, pâtisseries). Pense aussi aux régimes alimentaires (végétarien, sans gluten) en ajoutant une question ou une note sur la page de l’événement.
- Animer le jour J et assurer le suivi — Le jour J, arrive en avance pour vérifier la salle, le matériel, la connexion et l’accueil des intervenants. Prévois un mot d’introduction, un rappel du programme et des règles pratiques (pauses, questions, chat pour les participants en ligne). Après la petite conférence, envoie via Fiestukis un message de remerciement, les supports de présentation, éventuellement le replay, ainsi qu’un court questionnaire de feedback pour améliorer ton prochain séminaire ou conférence.
Guide complet pour organiser une petite conférence
Pour une petite conférence, l’idéal est de viser entre une demi-journée et une journée maximum. Au-delà, l’attention baisse et il devient difficile de garder tout le monde engagé.
Un format très efficace est :
- Matinée : 2 à 3 interventions courtes + 1 table ronde
- Pause déjeuner : 1h pour réseauter
- Après-midi : ateliers pratiques ou session de questions-réponses
Sur Fiestukis, tu peux partager le programme détaillé avec les horaires pour que les invités sachent quels créneaux les intéressent le plus.
Le budget d’une petite conférence dépend surtout du lieu, de la technique et de la restauration. Pour une vingtaine de personnes, compte en moyenne :
- Location de salle : 200–400 € (ou 0 € si tu utilises les locaux de ton entreprise)
- Matériel (si non inclus) : 100–200 €
- Pauses café + déjeuner simple : 15–30 € par personne
- Éventuels intervenants externes : selon leurs tarifs
En utilisant Fiestukis et la liste « qui apporte quoi », tu peux réduire les coûts de restauration en rendant les pauses plus collaboratives (gâteaux maison, boissons, snacks).
Pour bien organiser une conférence en ligne, choisis une plateforme que tout le monde connaît (Zoom, Teams, Meet) et fais au moins un test complet avant le jour J avec les intervenants. Vérifie le son, la caméra, le partage d’écran et l’enregistrement.
Prévois un plan B (par exemple un second lien de réunion ou un numéro de téléphone) et une personne dédiée au support technique pendant l’événement. Sur Fiestukis, partage le lien de connexion, les consignes (heure de connexion, test micro) et envoie un rappel automatique la veille.
Pour construire le programme d’une petite conférence ou d’un séminaire, pars de ton objectif principal : informer, former, convaincre, fédérer… Ensuite, alterne les formats pour garder le rythme :
- Interventions courtes (20–30 minutes)
- Moments d’échanges (questions-réponses, ateliers, petits groupes)
- Pauses régulières pour que les participants puissent souffler et réseauter
Publie ce programme sur Fiestukis pour que les participants sachent à quoi s’attendre et puissent te faire remonter leurs attentes ou questions en amont.
Au lieu de jongler avec des mails et des fichiers Excel, crée simplement ta petite conférence sur Fiestukis et envoie le lien d’invitation. Les invités pourront confirmer leur présence en un clic, et tu verras en temps réel qui vient en présentiel, qui suit en ligne, et qui ne peut pas participer.
Tu peux aussi utiliser les messages de groupe pour envoyer des rappels, des infos de dernière minute (changement de salle, de lien, d’horaire) et centraliser toutes les communications au même endroit.
Une petite conférence est souvent plus orientée contenu (présentations, tables rondes, partage d’expertise), tandis qu’un séminaire d’entreprise inclut davantage de moments de cohésion (team building, activités ludiques, ateliers de groupe). Mais dans les deux cas, les bases sont les mêmes : objectif clair, programme structuré, intervenants préparés et bonne communication avec les participants.
Avec Fiestukis, tu peux organiser aussi bien une petite conférence qu’un séminaire : même outil pour les invitations, le programme, la liste « qui apporte quoi » et les infos pratiques.
Ressources liées à l'organisation d'événements d'entreprise
- Présentation — Idées pour organiser une présentation d'entreprise efficace.
- Lancement de produit — Guide pour réussir un lancement de produit.
- Événement Networking — Conseils pour organiser une soirée de networking réussie.
- Découvrez tous les guides d'événements d'entreprise — Explorez nos idées et modèles pour les événements d'entreprise.