Com organitzar una conferència professional sense estrès
Idees pràctiques i consells per planificar conferències, gestionar assistents i coordinar l’equip amb Fiestukis.
Guia pas a pas per organitzar una conferència
- Defineix el concepte, la data, el lloc i els assistents — Abans de res, clarifica l’objectiu de la conferència: formació interna, esdeveniment obert, presentació de producte, jornada tècnica, etc. Tria la data i horari tenint en compte la disponibilitat del teu sector (evita ponts, fires grans, exàmens, etc.) i defineix si serà presencial, online o híbrida. Estima el nombre d’assistents i el seu perfil (directius, tècnics, estudiants, clients…) i crea l’esdeveniment a Fiestukis per tenir centralitzada tota la informació bàsica i començar a coordinar l’equip.
- Dissenya el programa i tria els ponents — Esbossa un programa amb franges horàries clares: benvinguda, ponències, taules rodones, pauses de cafè i espais de networking. Decideix quins formats vols (xerrades breus tipus TED, tallers pràctics, Q&A, demostracions) i quina durada tindrà cada sessió per evitar retards. Convida ponents que realment aportin valor al públic i utilitza Fiestukis per repartir tasques entre l’equip (contactar ponents, recollir biografies, presentacions, necessitats tècniques).
- Reserva l’espai i prepara la logística tècnica — Busca un espai que encaixi amb l’aforament previst, amb bona accessibilitat, transport públic i, si cal, aparcament. Assegura’t que la sala disposa de projector, pantalla, so, micròfons, connexió a internet estable i endolls suficients; si no, reserva material extra amb temps. A Fiestukis pots crear una llista de “què cal portar” (portàtils, allargadors, adaptadors, roll-ups, cartelleria) perquè cada membre de l’equip s’apunti al que assumirà i no falti res el dia de la conferència.
- Gestiona inscripcions i comunicació amb els assistents — Decideix si la conferència serà gratuïta o de pagament i fixa el sistema d’inscripció (formulari, entrades, invitacions tancades). Comparteix la pàgina de l’esdeveniment de Fiestukis amb tota la informació clau: programa, ubicació amb mapa, horaris, indicacions d’accés i dades de contacte. Envia recordatoris uns dies abans amb el programa actualitzat i, si cal, indica als assistents què han de portar (portàtil, targetes de visita, documentació), coordinant-ho fàcilment amb la llista de Fiestukis.
- Organitza el càtering i els espais de networking — Planifica les pauses de cafè i, si s’escau, dinar o còctel final, tenint en compte al·lèrgies i opcions vegetarianes/vegans. Si el pressupost és ajustat, pots fer que part de l’equip o col·laboradors aportin snacks, begudes o dolços i coordinar-ho amb la llista de “porta alguna cosa” de Fiestukis per evitar duplicitats. Dissenya també zones clares de networking (taules altes, racons tranquils) i aprofita les pauses perquè els assistents es coneguin i connectin.
- Prepara el dia de la conferència i el seguiment posterior — El dia abans, revisa el programa, comprova el material tècnic, imprimeix acreditacions i prepara la taula de registre. Assigna rols clars a l’equip (acollida, suport tècnic, moderació, fotografia, temps) i comparteix-los a Fiestukis perquè tothom sàpiga què ha de fer. Després de la conferència, envia un correu d’agraïment, comparteix presentacions o materials i recull feedback per millorar les pròximes edicions.
Guia completa sobre com organitzar una conferència
Depèn de la mida i la complexitat, però per organitzar una conferència mitjana és recomanable començar entre 3 i 6 mesos abans. Si hi ha ponents internacionals, viatges o molts patrocinadors, millor encara més marge.
Amb temps suficient pots negociar millor els espais, tancar el programa amb calma i comunicar bé l’esdeveniment als assistents. Utilitza Fiestukis des del primer moment per anar registrant decisions, tasques i aportacions de cada membre de l’equip.
En una conferència ben organitzada no poden faltar:
- Un programa clar i puntual, amb temps per a preguntes i networking.
- Bona sonorització i projecció perquè tothom escolti i vegi bé.
- Ponents preparats i amb contingut realment útil per al públic.
- Indicacions clares d’accés, registre àgil i cartelleria visible.
- Pausas de cafè o aigua disponible per mantenir l’energia.
Amb Fiestukis pots fer una llista de tot el material i serveis necessaris i repartir qui s’encarrega de cada punt.
Comença definint un pressupost màxim i reparteix-lo per partides: lloguer d’espai, tècnic, càtering, ponents, comunicació i imprevistos. Demana sempre diversos pressupostos i prioritza allò que impacta més en l’experiència de l’assistent (so, espai, contingut).
A Fiestukis pots anotar les diferents despeses i utilitzar la llista de “porta alguna cosa” per reduir costos en elements com snacks, decoració bàsica o material de suport que l’equip pugui aportar.
Decideix si vols un formulari d’inscripció previ o un sistema d’entrades. Un cop tinguessis la llista d’inscrits, prepara acreditacions o llistes de check-in per agilitzar l’entrada.
Pots crear la pàgina de la conferència a Fiestukis i compartir-la amb els assistents perquè tinguin tota la informació actualitzada. El dia de l’esdeveniment, assigna una o dues persones a la taula de registre i marca els assistents a mesura que arriben.
Per evitar una conferència massa estàtica, combina formats: ponències curtes, taules rodones, tallers pràctics i espais de preguntes obertes. Pots afegir dinàmiques de networking ràpid, enquestes en directe o petites activitats en grup.
Coordina aquestes activitats a Fiestukis, repartint rols (moderadors, facilitadors, tècnics) i creant una llista del material necessari (post-its, pissarres, targetes, etc.). Així tot l’equip sap què ha de portar i preparar.
Després de la conferència, envia un correu d’agraïment amb un breu resum i, si és possible, les presentacions o enllaços als recursos mencionats. Aprofita per enviar una enquesta de satisfacció i recollir idees per a futures edicions.
També pots utilitzar Fiestukis per compartir fotos, recollir comentaris de l’equip intern i deixar anotats els aprenentatges (què ha funcionat i què no) per tenir-ho tot a mà quan hagis de tornar a organitzar una conferència.
Recursos relacionats per a esdeveniments corporatius
- Presentació — Guia per organitzar presentacions d'empresa amb èxit.
- Formació d'equips — Idees per planificar esdeveniments de team building.
- Llançament de producte — Consells per organitzar un esdeveniment de llançament.
- Més guies per esdeveniments corporatius — Explora totes les opcions per a esdeveniments corporatius.